Odoo Approvals : configuration des workflows d'approbation

Chaque organisation prend des décisions qui nécessitent une autorisation avant d’agir. Bons de commande supérieurs à un seuil. Remboursements de dépenses au-delà d’une limite. Approbations de remise. Demandes de dépenses en capital. Actions du personnel telles que l'embauche, les modifications de salaire ou les congés au-delà d'une certaine durée. Sans système d'approbation structuré, ces décisions sont prises via des chaînes de courrier électronique informelles qui sont lentes, incohérentes, non documentées et impossibles à auditer. Le module Odoo 19 Enterprise Approvals fournit un système de flux de travail d'approbation configurable à plusieurs niveaux qui standardise les processus d'autorisation dans votre organisation - avec une documentation complète, un accès mobile et une intégration avec les modules où le travail se déroule réellement.

Ce guide couvre la configuration complète des approbations Odoo : types d'approbation, configuration des approbateurs, chaînes multi-niveaux, expérience du demandeur, approbations mobiles, intégration avec d'autres modules Odoo et analyses d'approbation. À la fin, vous disposerez d'un plan pour remplacer les processus d'approbation informels par des flux de travail structurés et vérifiables.

Points clés à retenir

Configurer les types d'approbation pour chaque processus métier nécessitant une autorisation

Concevoir des chaînes d'approbation multi-niveaux séquentielles et parallèles avec routage conditionnel

Mettre en place une escalade automatique lorsque les approbations sont en retard

Activer les notifications push par e-mail et mobile pour les approbations en attente

Intégrer les approbations aux processus d'achat, de dépenses, de ressources humaines et personnalisés

Maintenir une piste d'audit d'approbation complète pour la conformité et la gouvernance

Donner aux demandeurs une visibilité sur l'état de leur demande d'approbation en temps réel

Analyser les temps de cycle d'approbation et l'identification des goulots d'étranglement grâce au reporting

Comprendre l'architecture du module d'approbations

Le module Odoo Approvals est construit autour de trois concepts : les types d'approbation (ce qui peut être approuvé), les demandes d'approbation (instances d'autorisation individuelles) et les approbateurs (qui peuvent autoriser).

Types d'approbation sous forme de modèles : Chaque type d'approbation définit une catégorie de décision qui nécessite une autorisation. Les types d'approbation courants incluent : demande d'achat (au-dessus de 5 000 $), note de frais (au-dessus de 500 $), autorisation d'heures supplémentaires, approbation de remise (au-dessus de 15 %), dépenses en capital, intégration de nouveaux fournisseurs et modification du salaire des employés. Les types d'approbation sont des modèles : chaque demande individuelle de ce type suit le même routage et les mêmes critères définis dans le modèle.

Demandes en tant qu'instances : Lorsqu'un employé initie une approbation, il crée une « Demande d'approbation » – une instance du type d'approbation pertinent. La demande comprend les détails spécifiques (montant, produit, salarié, dates) et suit le routage défini dans le modèle de type d'approbation. Chaque demande a son propre cycle de vie : Brouillon > Soumis > Approuvé/Refusé, avec des horodatages et une attribution d'utilisateur à chaque étape.

Approbateurs et chaîne d'approbation : Les approbateurs sont les utilisateurs qui examinent et autorisent (ou refusent) les demandes d'approbation. La chaîne d'approbation définit la séquence des approbateurs : qui doit approuver, dans quel ordre et si tous les approbateurs d'un niveau doivent approuver ou un seul. Les chaînes à plusieurs niveaux peuvent passer par un chef de service, puis un directeur de service, puis le directeur financier, l'approbation de chaque niveau déclenchant le suivant.

Création de types d'approbation

Accédez à Approbations > Configuration > Types d’approbation > Nouveau pour créer un nouveau type d’approbation. Le formulaire de configuration couvre tous les aspects du flux de travail d'approbation.

Configuration de base :

Nom : Nom clair et précis (par exemple, « Demande d'achat – Plus de 5 000 $ » plutôt que simplement « Demande d'achat »)
Catégorie : Classez les types d'approbation pour le filtrage et le reporting (financier, RH, opérationnel, informatique)
Approbation du responsable : indiquez si le responsable direct du demandeur doit approuver (ajoute une approbation automatique de premier niveau basée sur la hiérarchie organisationnelle)
Approbations automatisées : si les demandes peuvent être approuvées automatiquement si les critères sont remplis (par exemple, les montants inférieurs à un seuil secondaire ne nécessitent pas d'approbation)
Expiration : si les demandes d'approbation expirent après un délai défini si elles ne sont pas prises en compte

Contacts d'approbation (approbateurs) : Ajoutez les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs spécifiques qui doivent approuver les demandes de ce type. Options de configuration pour chaque approbateur :

Type d'approbation : Obligatoire (doit approuver), Facultatif (peut approuver mais pas obligatoire) ou Refuser uniquement (peut refuser mais pas approuver – utile pour les examinateurs de conformité)
Séquence : l'ordre dans lequel les approbateurs reçoivent la demande dans des flux de travail séquentiels
Notification par e-mail : Indique s'il faut notifier par e-mail lorsque leur approbation est nécessaire

Produits et formulaires d'approbation : Ajoutez des champs personnalisés au formulaire de demande d'approbation pour ce type. Un type de demande d'achat peut nécessiter : le nom du fournisseur, la justification commerciale, le code budgétaire et les devis joints. Un type de dépenses en capital peut nécessiter : un code de projet, un calcul du retour sur investissement et une déclaration d'approbation du responsable. Les champs personnalisés sont visibles sur chaque demande de ce type, garantissant des informations complètes avant examen.

Chaînes d'approbation séquentielles ou parallèles

La structure de la chaîne d'approbation détermine la manière dont les demandes circulent dans votre organisation.

Approbation séquentielle : Les approbateurs sont informés un par un dans l'ordre. Le niveau 1 (responsable direct) reçoit la demande en premier. Après approbation, le niveau 2 (directeur de département) est informé. Après approbation du niveau 2, le niveau 3 (CFO ou PDG) est informé. Chaque approbateur n'agit qu'après l'approbation du niveau précédent, évitant ainsi l'inondation de notifications et garantissant que chaque approbateur sait que le niveau précédent a examiné la demande.

Approbation parallèle : Tous les approbateurs d'un niveau sont informés simultanément. N’importe lequel d’entre eux peut approuver (ou tous doivent approuver – configurable). Cela est approprié lorsque les approbations peuvent avoir lieu dans n'importe quel ordre, ou lorsque des approbateurs suppléants doivent être disponibles si l'approbateur principal n'est pas disponible. Une chaîne d'approbation parallèle avec trois responsables informatiques notifiés simultanément garantit qu'une demande d'accès au système peut être approuvée même si deux responsables sont en déplacement.

Chaînes mixtes : Combinez séquentiel et parallèle dans la même chaîne. Le niveau 1 est le gestionnaire direct (séquentiel — obligatoire). Le niveau 2 est constitué de deux responsables de la sécurité informatique (en parallèle : l'un ou l'autre peut approuver). Le niveau 3 est le RSSI (séquentiel — obligatoire). Cette flexibilité gère les exigences complexes d’autorisation du monde réel.

Routage conditionnel : Pour les types d'approbation où le routage dépend des détails de la demande, utilisez les règles d'automatisation Odoo pour modifier la chaîne d'approbation en fonction des valeurs de la demande. Les demandes supérieures à 50 000 $ sont acheminées vers une chaîne plus longue que les demandes comprises entre 5 000 $ et 50 000 $. Les demandes du département R&D sont acheminées vers le CTO ; Les demandes des ventes sont acheminées vers le vice-président des ventes. Ce routage conditionnel permet de conserver la flexibilité des types d’approbation uniques dans différents scénarios.

Expérience du demandeur

L’expérience des employés en matière de création et de suivi des demandes d’approbation est essentielle à l’adoption. Des systèmes d’approbation complexes et déroutants sont contournés, ce qui va à l’encontre de leur objectif.

Création d'une demande : Accédez à Approbations > Mes demandes > Nouvelle demande. Sélectionnez le type d'approbation dans un menu déroulant. Le formulaire est pré-rempli avec les champs personnalisés définis pour ce type. Remplissez les informations requises, joignez toutes les pièces justificatives (devis, reçus de dépenses, justification des performances) et soumettez.

Suivi du statut de la demande : Après la soumission, le demandeur peut voir le statut actuel de sa demande sur le tableau de bord Approbations : quel approbateur la possède actuellement, depuis combien de temps elle est en attente et l'historique des approbations jusqu'à présent. Pas besoin d'envoyer un e-mail aux responsables pour leur demander « Avez-vous déjà approuvé ma demande ? » — le statut est visible d'un seul coup d'œil.

Notifications par e-mail : Les demandeurs reçoivent des notifications par e-mail lors des changements de statut clés : confirmation de soumission, chaque approbation ou refus avec le nom de l'approbateur et ses éventuels commentaires, et approbation ou refus final. Les e-mails de notification incluent un lien direct vers la demande d'accès rapide.

Commentaires d'approbation : Les approbateurs peuvent ajouter des commentaires lorsqu'ils approuvent ou refusent. Ces commentaires sont visibles par le demandeur et sont conservés dans la piste d'audit d'approbation. Une demande refusée accompagnée d'un commentaire expliquant pourquoi donne au demandeur un retour d'information exploitable pour une nouvelle soumission.

Resoumission après refus : Lorsqu'une demande est refusée, le demandeur peut corriger les problèmes sous-jacents et la soumettre à nouveau. La resoumission démarre une nouvelle chaîne d'approbation mais conserve l'historique de la tentative précédente : les approbateurs peuvent voir qu'il s'agit d'une resoumission et ce qui a été modifié.

Expérience de l'approbateur

Les approbateurs ont besoin d’un moyen fluide d’examiner les demandes en attente et d’y donner suite. Les retards dans le processus d’approbation ralentissent l’activité.

Tableau de bord d'approbation : Accédez à Approbations > À approuver pour voir toutes les demandes en attente de votre approbation. La liste affiche : le type de demande, le demandeur, la date de soumission, le temps d'attente et les informations récapitulatives. Un clic ouvre les détails de la demande pour examen.

Approbation par e-mail : Les notifications par e-mail incluent un résumé de la demande et deux boutons : Approuver et Refuser. Les approbateurs peuvent agir sans se connecter à Odoo : cliquer sur le bouton dans l'e-mail ouvre une interface d'approbation minimale (ou agit directement s'il est configuré pour une approbation en un clic). Ceci est particulièrement utile pour les cadres occupés qui ne vivent pas à Odoo.

Approbation depuis le mobile : L'application mobile Odoo affiche les approbations en attente dans le centre de notification. Les approbateurs reçoivent des notifications push lorsqu'une nouvelle demande requiert leur attention. Vérifiez et approuvez directement depuis le téléphone en un seul clic.

Délégation des approbations : lorsqu'un approbateur n'est pas disponible (vacances, voyages, congés de maladie), configurez une délégation : un autre utilisateur reçoit des responsabilités d'approbation pour une période définie. La substitution est documentée, ce qui garantit la responsabilité tout en garantissant que les approbations ne stagnent pas indéfiniment.

Approbations groupées : Lorsque plusieurs demandes similaires sont en attente (par exemple, notes de frais de fin de mois), sélectionnez plusieurs demandes dans la liste et approuvez-les par lots. Pour les approbations de routine où chaque examen individuel n'est pas nécessaire, l'approbation groupée réduit considérablement le temps de l'approbateur.

Gestion des escalades et des retards

Les demandes d’approbation restées sans réponse constituent un goulot d’étranglement qui frustre les demandeurs et ralentit la vitesse de l’activité.

Délai de remontée : Configurez une politique de remontée d'informations pour chaque type d'approbation : si aucune action n'est effectuée dans les X heures, envoyez un rappel à l'approbateur. Si aucune mesure n'est toujours prise après Y heures, contactez le responsable de l'approbateur. Cette escalade automatique garantit que les approbations ne sont jamais ignorées en silence.

Visibilité des retards : Les responsables des approbations peuvent afficher toutes les demandes en retard dans l'ensemble de l'organisation, en les filtrant par type d'approbation, approbateur ou temps d'attente. Cette visibilité permet une intervention proactive avant que les retards ne deviennent des bloqueurs.

Surveillance SLA : Configurez les objectifs SLA pour chaque type d'approbation (par exemple, toutes les approbations de dépenses doivent être traitées dans les 24 heures ouvrables ; toutes les demandes d'achat inférieures à 1 000 $ dans les 4 heures). Suivez la conformité aux SLA dans les rapports d’approbation pour identifier les approbateurs ou les types d’approbation présentant des retards chroniques.

Mode vacances : Lorsque les utilisateurs se déclarent absents du bureau dans Odoo, les demandes d'approbation qui leur sont assignées peuvent être automatiquement redirigées vers leur approbateur de sauvegarde désigné. Cela évite que les files d’attente d’approbation ne s’accumulent pendant les absences planifiées.

Intégration avec d'autres modules Odoo

Le véritable pouvoir d'Odoo Approvals réside dans son intégration avec les modules opérationnels où les décisions commerciales réelles sont prises.

Approbations d'achat : Configurez le module Achat pour exiger l'approbation des commandes supérieures à un seuil. Lorsqu'un vendeur ou un acheteur crée un bon de commande supérieur à 5 000 $, celui-ci est verrouillé pour modification et une demande d'approbation d'achat est automatiquement générée, acheminée via la chaîne définie. Le bon de commande n'est exécutable qu'après approbation.

Approbations des dépenses : Le module Dépenses intègre une intégration d'approbation. Les notes de frais génèrent automatiquement des demandes d’approbation lorsqu’elles sont soumises. Configurez l'approbation à plusieurs niveaux pour les notes de frais volumineuses (par exemple, approbation du responsable pour des montants allant jusqu'à 1 000 $, approbation du directeur pour 1 000 $ à 5 000 $, approbation du directeur financier au-dessus de 5 000 $).

Agréments RH : Connectez le module Approbations aux actions RH : les heures supplémentaires au-delà de 10 heures par semaine déclenchent une demande d'approbation auprès du responsable RH ; les congés au-delà de 5 jours consécutifs nécessitent l'approbation du responsable et du directeur des ressources humaines ; les demandes de changement de salaire nécessitent l’approbation du chef de service et du directeur des ressources humaines.

Approbations personnalisées : Pour les processus métier sans intégration native du module Odoo, utilisez le module Approbations comme processus autonome. N'importe quel employé peut soumettre une demande d'approbation personnalisée pour toute décision commerciale qui ne dispose pas d'un workflow de module dédié. Cette flexibilité signifie que les approbations deviennent la couche de gouvernance universelle pour votre organisation.

Piste d'audit et conformité

L'une des valeurs fondamentales d'un système d'approbation formel est la piste d'audit qu'il crée.

Historique complet des approbations : Chaque demande d'approbation conserve un historique complet : qui l'a créée, quand, avec quelles informations ; qui a été informé à chaque niveau ; qui a approuvé ou refusé, quand et quels commentaires ont été ajoutés ; et le résultat final. Cette histoire est immuable : elle ne peut être modifiée après coup.

Exportation pour les audits : Pour la conformité réglementaire, les audits financiers ou la conformité SOX, exportez les enregistrements d'approbation au format PDF ou Excel. Filtrez par période, type d'approbation ou approbateur pour produire exactement l'ensemble de preuves requis. L'exportation inclut tous les détails de la demande et l'historique complet de la chaîne d'approbation.

Preuve de séparation des tâches : Pour les contrôles financiers nécessitant une séparation des tâches (la personne qui crée une demande d'achat ne peut pas être la même personne qui l'approuve), configurez les types d'approbation pour exclure automatiquement le demandeur de la chaîne d'approbation. L’historique des approbations fournit la preuve que la ségrégation requise a été maintenue.

Conformité aux politiques : au fil du temps, l'historique des approbations indique si vos politiques d'autorisation sont suivies de manière cohérente. Si les bons de commande sont régulièrement approuvés au-dessus du seuil par des personnes non autorisées, le module d'approbation le capture, permettant ainsi l'application des politiques plutôt que leur simple existence.

## Analyses et rapports d'approbation

Rapports sur le volume d'approbation : Accédez à Approbations > Rapports > Analyse des approbations. Affichez le nombre de demandes par type, période, service demandeur et statut. Comprendre le volume par type permet d'identifier les processus les plus actifs et donc les plus impactants à optimiser.

Analyse du temps de cycle : Mesurez le temps nécessaire aux demandes pour passer par chaque niveau d'approbation. Identifiez les goulots d'étranglement : types d'approbation ou approbateurs spécifiques avec des temps de cycle constamment longs. Utilisez ces données pour les conversations de coaching (approbateurs qui tardent fréquemment), la refonte des processus (chaînes d'approbation trop longues pour le risque encouru) ou les décisions de dotation en personnel (charges d'approbation qui dépassent la capacité d'une personne).

Analyse des refus : Suivez les taux de refus par type d'approbation et approbateur. Des taux de refus élevés indiquent soit que les demandeurs soumettent des demandes non conformes (problème de formation ou de clarté), soit que les critères d'approbation sont trop stricts pour les besoins de l'entreprise (révision de la politique nécessaire). De faibles taux de refus peuvent indiquer une approbation automatique – les approbateurs ne s'engagent pas de manière significative dans les demandes.

Questions fréquemment posées

Les types d'approbation peuvent-ils être configurés différemment pour différents services ?

Oui. Créez des variantes de type d'approbation pour chaque service ou utilisez un seul type avec des règles de routage conditionnelles. Par exemple, un type d'approbation « Demande de voyage » peut acheminer les demandes du service informatique vers le directeur informatique tout en acheminant les demandes du service commercial vers le vice-président des ventes, à l'aide de règles d'automatisation qui détectent le service du demandeur et modifient la chaîne d'approbateur en conséquence.

Les approbations peuvent-elles être configurées pour approuver automatiquement les petites demandes inférieures à un seuil ?

Oui. Configurez des règles d'approbation automatisées qui approuvent les demandes inférieures à un seuil sans examen humain. Les dépenses inférieures à 50 $ peuvent être approuvées automatiquement ; les demandes entre 50 $ et 500 $ nécessitent l’approbation du gestionnaire ; les demandes supérieures à 500 $ nécessitent l’approbation du directeur. L'approbation automatique est enregistrée dans l'historique des demandes, conservant ainsi la piste d'audit tout en éliminant les frictions inutiles pour les demandes de routine à faible risque.

Comment Odoo gère-t-il les demandes d'approbation lorsqu'un approbateur est en vacances ?

Configurez la délégation d'absence du bureau dans les paramètres de l'utilisateur. Lorsqu'un utilisateur se marque comme étant absent, toutes ses demandes d'approbation en attente sont automatiquement transférées à son délégué désigné pour la période d'absence. Les nouvelles demandes qui devraient normalement leur être adressées sont également acheminées vers le délégué pendant cette période. Lorsque l'utilisateur revient et annule son statut d'absence du bureau, le routage revient à la normale.

Pouvons-nous configurer des workflows d'approbation qui nécessitent différents documents pour différentes valeurs de demande ?

Oui. Utilisez les champs obligatoires conditionnels sur le formulaire de demande d’approbation. Configurez une règle : si le montant demandé dépasse 10 000 $, le champ « Devis fournisseurs (3 requis) » devient obligatoire. En dessous de ce seuil, c'est facultatif. Cela garantit une documentation appropriée pour les demandes de grande valeur sans alourdir les petites demandes avec des formalités administratives inutiles.

Existe-t-il un moyen de connaître la valeur totale des approbations en attente dans l'ensemble de l'organisation ?

Oui. Le rapport Analyse d'approbation peut être filtré pour afficher uniquement les demandes « En attente » et regroupé par type d'approbation. Si vos types d'approbation incluent des champs de montant (ce qui devrait être le cas pour les approbations financières), vous pouvez additionner les valeurs des demandes en attente pour voir l'exposition financière totale en attente d'approbation. Cette vue globale est précieuse pour la prévision de la trésorerie et des flux de trésorerie.

Odoo peut-il envoyer des notifications d'approbation via WhatsApp ou Slack au lieu d'un e-mail ?

Les notifications par e-mail et push (via l'application mobile) sont les canaux de notification standards. Pour les notifications WhatsApp, l'intégration WhatsApp d'Odoo 19 Enterprise peut être configurée pour envoyer des notifications d'approbation via WhatsApp pour les approbateurs qui préfèrent ce canal. Pour Slack, les règles d'automatisation personnalisées peuvent être publiées sur un webhook Slack lorsqu'une nouvelle approbation est créée, déclenchant ainsi un message Slack. Ces intégrations nécessitent une configuration supplémentaire mais sont prises en charge via les fonctionnalités d'automatisation et de webhook d'Odoo.

Comment pouvons-nous garantir que les décisions approuvées sont effectivement mises en œuvre correctement ?

Les approbations dans Odoo sont conçues pour contrôler les actions en aval. Pour les types d'approbation intégrés au module (Achat, Dépenses), l'enregistrement sous-jacent est verrouillé jusqu'à ce que l'approbation soit accordée ; il ne peut tout simplement pas être traité autrement. Pour les demandes d’approbation autonomes, la mise en œuvre dépend de la conception de votre processus. Configurez une activité « Action suivante » sur la demande après approbation qui attribue la tâche de mise en œuvre à la personne concernée, créant ainsi la responsabilité du suivi.

Prochaines étapes

Odoo Approvals remplace les processus d'autorisation informels basés sur le courrier électronique par des flux de travail structurés, documentés et accessibles sur mobile qui donnent à votre organisation la gouvernance dont elle a besoin sans créer de retards bureaucratiques. Lorsque les processus d'approbation sont automatisés, mesurables et intégrés aux systèmes dans lesquels le travail se déroule, les organisations avancent plus rapidement et disposent de meilleurs contrôles.

ECOSIRE configure les approbations Odoo dans le cadre de mises en œuvre Odoo plus larges, en concevant des flux de travail d'approbation qui correspondent à vos exigences de gouvernance et à votre hiérarchie d'autorisation. Notre mise en œuvre comprend la conception du type d'approbation pour tous les processus commerciaux clés, l'intégration avec vos modules Odoo existants et la formation des approbateurs et des demandeurs.

Visitez notre page des services Odoo pour en savoir plus sur la mise en œuvre du flux de travail d'approbation, ou parcourez nos modules de place de marché pour les extensions d'approbation, notamment le routage conditionnel avancé, l'accès aux approbateurs externes et les tableaux de bord de reporting de conformité pour Odoo 19 Enterprise.

Odoo Approvals: Configuring Approval Workflows