ERP-Go-Live-Checkliste: 50-Punkte-Leitfaden zur Startvorbereitung

Wichtige Erkenntnisse

• Ein Go-Live-Readiness-Gate innerhalb von T-minus 7 Tagen ist Ihr endgültiger Entscheidungspunkt: gehen oder verschieben
• Die Datenvalidierung (Finanzabstimmung, Datensatzzählung, Integritätsprüfungen) muss vor Beginn der Umstellung erfolgreich sein
• Der Go-Live-Tag sollte für einen Freitagabend oder ein Wochenende geplant werden, um Geschäftsunterbrechungen zu minimieren
• Richten Sie für die ersten 48 Stunden einen „War Room“ mit den wichtigsten Interessengruppen ein
• Verfügen Sie über einen dokumentierten Rollback-Plan, der innerhalb von 4 Stunden ausgeführt werden kann, wenn kritische Fehler auftreten
• Post-Go-Live-Support für 90 Tage ist unerlässlich – die meisten Probleme treten in den ersten zwei Wochen auf
• Feiern Sie den Go-Live-Tag – erfolgreiche Markteinführungen verdienen Anerkennung

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Phase 1: Pre-Go-Live (T-minus 30 bis T-minus 1 Tag)

Datenvalidierung (Punkte 1–12)

• 1. Die endgültige Datenmigration ist abgeschlossen. Alle Stamm- und Transaktionsdaten wurden in die Produktions-ERP-Umgebung importiert.

• 2. Überprüfung der Datensatzanzahl. Übereinstimmung der Gesamtdatensätze pro Entität zwischen Quellsystem und ERP. Akzeptable Abweichung: 0 für Stammdaten, <0,1 % für Transaktionsdaten.

• 3. Finanzabstimmung abgeschlossen. Der Probesaldo im neuen ERP stimmt mit dem Quellsystem zum Stichtag der Migration überein. Toleranz: 0,00 $ für Bilanzkonten, 1,00 $ für GuV-Konten.

• 4. Die Fälligkeit der Debitorenbuchhaltung stimmt überein. Der veraltete Debitorenbericht im neuen ERP stimmt mit dem Quellsystem überein. Alle Kundensalden überprüft.

• 5. Die Fälligkeit der Kreditorenbuchhaltung stimmt überein. Der veraltete AP-Bericht im neuen ERP stimmt mit dem Quellsystem überein. Alle Lieferantensalden überprüft.

• 6. Die Salden der Bankkonten stimmen überein. Die Anfangssalden aller Bankkonten werden mit den tatsächlichen Kontoauszügen abgeglichen.

• 7. Verifizierte Lagerbestände. Die physische Lagerbestandszählung (oder die letzte Zykluszählung) stimmt mit den ERP-Bestandsmengen für kritische Artikel überein.

• 8. Offene Bestellungen sind umsetzbar. Jeder importierte offene Kundenauftrag und jede Bestellung kann im neuen ERP fehlerfrei verarbeitet (erfüllt, empfangen, in Rechnung gestellt) werden.

• 9. Datenintegritätsprüfungen bestanden. Keine verwaisten Datensätze (Transaktionen, die auf nicht vorhandene Stammdaten verweisen), keine doppelten Stammdatensätze, keine ungültigen Feldwerte.

• 10. Historische Daten zugänglich. Abgeschlossene Transaktionen und archivierte Daten stehen als Referenz zur Verfügung (entweder im neuen ERP oder in einem zugänglichen Archiv).

• 11. Nummernkreise konfiguriert. Rechnungsnummern, Bestellnummern, Zahlungsreferenzen und andere Sequenzen beginnen mit den korrekten Werten (keine Lücken, keine Konflikte mit historischen Nummern).

• 12. Aktuelle Kurse für mehrere Währungen. Wechselkurse werden zum Go-Live-Datum aktualisiert. Automatischer Tarifvorschub konfiguriert und getestet.

Systemtests (Punkte 13–22)

• 13. End-to-End-Workflow-Tests abgeschlossen. Jeder kritische Geschäftsprozess wurde von Anfang bis Ende in der Produktionsumgebung (nicht im Staging) getestet.

• 14. Integrationstest bestanden. Alle Integrationen von Drittanbietern (Zahlungsgateways, Versanddienstleister, E-Commerce-Plattformen, Bank-Feeds, EDI) werden mit Produktionsanmeldeinformationen getestet.

• 15. E-Mail-Benachrichtigungen überprüft. Bestellbestätigungen, Rechnungs-E-Mails, Zahlungsbelege und interne Benachrichtigungen werden korrekt mit der richtigen Formatierung und den richtigen Absenderadressen gesendet.

• 16. Verifizierte Berichtserstellung. Alle wichtigen Berichte (Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Bestandsbewertung, Verkaufszusammenfassung) werden korrekt und mit genauen Daten erstellt.

• 17. Druckvorlagen überprüft. Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen und Etiketten werden korrekt auf der Hardware gedruckt, die in der Produktion verwendet wird.

• 18. Benutzerzugriff und Berechtigungen getestet. Jede Benutzerrolle wurde überprüft: korrekter Menüzugriff, korrekte Datensatzsichtbarkeit, korrekte Bearbeitungs-/Erstellungs-/Löschberechtigungen. Mindestens ein Benutzer pro Rolle hat sich angemeldet und bestätigt.

• 19. Leistungstest bestanden. Systemantwortzeiten sind unter der erwarteten gleichzeitigen Benutzerlast akzeptabel. Seitenladezeit unter 3 Sekunden, Berichtserstellung unter 30 Sekunden für Standardberichte.

• 20. Sicherung und Wiederherstellung getestet. Eine vollständige Datenbanksicherung wurde erstellt und eine Testwiederherstellung wurde erfolgreich durchgeführt. Der Backup-Zeitplan ist konfiguriert und überprüft.

• 21. Dokumentierter Notfallwiederherstellungsplan. Wie läuft die Wiederherstellung ab, wenn der Produktionsserver ausfällt? Dokumentiert mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Kontaktinformationen und geschätzter Wiederherstellungszeit.

• 22. Sicherheitsüberprüfung abgeschlossen. Standardkennwörter geändert, SSL-Zertifikate gültig, Firewall-Regeln konfiguriert, Administratorzugriff nur auf autorisiertes Personal beschränkt.

Ausbildung und Bereitschaft (Punkte 23–30)

• 23. Alle Benutzer haben eine rollenbasierte Schulung abgeschlossen. Aufzeichnungen zur Schulungsteilnahme bestätigen eine 100-prozentige Teilnahme für für die Inbetriebnahme entscheidende Rollen. Benutzer, die Sitzungen verpasst haben, haben eine Nachholschulung erhalten.

• 24. Train-the-Trainer sind vorbereitet. Interne Trainer haben mindestens eine Übungseinheit durchgeführt und verfügen über alle unterstützenden Materialien.

• 25. Kurzübersichtskarten werden verteilt. Gedruckte Kurzübersichtshandbücher für die fünf wichtigsten Aufgaben pro Rolle liegen an jedem Arbeitsplatz bereit.

• 26. Sandbox-Umgebung verfügbar. Die Schulungs-Sandbox bleibt für Benutzer zugänglich, die in den ersten Wochen nach dem Go-Live zusätzliche Übung benötigen.

• 27. Support-Kontaktinformationen werden verteilt. Jeder Benutzer weiß, an wen er sich für Hilfe wenden kann (interner Trainer der Stufe 1, IT der Stufe 2, Anbieter der Stufe 3), wie er ihn kontaktieren kann (Telefon, Chat, E-Mail, Ticketsystem) und welche Reaktionszeiten erwartet werden.

• 28. Go-Live-Mitteilung wird an alle Mitarbeiter gesendet. Unternehmensweite E-Mail vom leitenden Sponsor, die das Go-Live-Datum bestätigt, was zu erwarten ist, wo man Hilfe und Ermutigung findet.

• 29. Externe Stakeholder-Benachrichtigung. Kunden, Lieferanten und Partner wurden über alle sie betreffenden Änderungen (neues Rechnungsformat, neues Zahlungsportal, neuer Bestellprozess) informiert.

• 30. Die Go/No-Go-Entscheidung der Geschäftsleitung wird dokumentiert. Formelle Freigabe durch den Projektsponsor, den Projektmanager und die Abteilungsleiter, dass das System für den Go-Live bereit ist. Wenn kritische Punkte ausstehen, wird der Go-Live verschoben.

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Phase 2: Go-Live-Tag (T-Day)

Umstellungsverfahren (Punkte 31–38)

• 31. Quellsystem eingefroren. Nach dem Cutover-Zeitpunkt werden keine neuen Transaktionen in das alte System eingegeben. Alle Benutzer werden abgemeldet. Klare Mitteilung gesendet: „Nutzung des [alten Systems] ab [Uhrzeit].“

• 32. Endgültiges Datendelta migriert. Alle Transaktionen, die zwischen der ersten Migration und dem Cutover-Freeze im Quellsystem eingegeben wurden, werden nun in das neue ERP importiert. Diese „Delta“-Migration muss schnell erfolgen – idealerweise weniger als 2 Stunden.

• 33. Delta-Abstimmung abgeschlossen. Überprüfen Sie nach der Delta-Migration die Finanzsummen, die Anzahl der offenen Bestellungen und die Lagerbestände erneut. Alles muss passen.

• 34. DNS- und Domänenänderungen abgeschlossen (falls zutreffend). Kundenportale, API-Endpunkte und E-Commerce-URLs verweisen auf das neue System. SSL-Zertifikate überprüft.

• 35. Integrationen aktiviert. Zahlungsgateways, Versandkonnektoren, Bankfeeds, E-Commerce-Synchronisierung, EDI und alle anderen Integrationen wurden vom Test- in den Produktionsmodus gewechselt.

• 36. Automatisierte Jobs aktiviert. Geplante Aufgaben (Bank-Feed-Synchronisierung, Wechselkursaktualisierung, E-Mail-Erinnerungen, Berichtserstellung, Backup-Jobs) werden aktiviert und überprüft.

• 37. Go-Live-Ankündigung gesendet. „Das neue System ist jetzt live. Bitte melden Sie sich unter [URL] an. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich an [Support-Info].“

• 38. Erste Transaktion erfolgreich verarbeitet. Eine echte Produktionstransaktion (ein Kundenauftrag oder eine Bestellung) wird von einem Geschäftsbenutzer durchgängig verarbeitet, um zu bestätigen, dass das System betriebsbereit ist. Dies ist der symbolische Moment „erster Ordnung“.

Überwachung und Support (Punkte 39–44)

• 39. War Room eingerichtet. Ein dedizierter physischer oder virtueller Raum, in dem das Projektteam, der IT-Support und die Berater des Anbieters in den ersten 48 Stunden verfügbar sind. Ausgestattet mit: Dashboards, die den Systemzustand anzeigen, einem laufenden Protokoll der gemeldeten Probleme und direkten Kommunikationskanälen.

• 40. Problemprotokollierung und Priorisierung aktiv. Jedes gemeldete Problem wird in einem Trackingsystem protokolliert mit:

• P1 (Kritisch): Systemausfall, Datenverlust, Bestellungen können nicht verarbeitet werden – Behebung innerhalb einer Stunde

• P2 (Hoch): Hauptfunktion defekt, umfangreiche Problemumgehung erforderlich – Behebung innerhalb von 4 Stunden

• P3 (Mittel): Kleineres Funktionsproblem, einfache Problemumgehung verfügbar – Behebung innerhalb von 24 Stunden

• P4 (Niedrig): Kosmetisches Problem, Verbesserungswunsch – Behebung innerhalb einer Woche

• 41. Systemzustandsüberwachung aktiv. Server-CPU, Speicher, Festplattennutzung, Datenbankverbindungen und Anwendungsfehlerraten werden in Echtzeit überwacht. Für Schwellenwertüberschreitungen konfigurierte Warnungen.

• 42. Rollback-Kriterien definiert und kommuniziert. Die spezifischen Bedingungen, unter denen der Go-Live rückgängig gemacht und das alte System wiederhergestellt wird, werden dokumentiert und von der Führung vereinbart. Typische Auslöser:

• Finanztransaktionen können nicht länger als 4 Stunden verarbeitet werden – Datenintegritätsproblem, das mehr als 1 % der Datensätze betrifft – Systemausfallzeit von mehr als 2 Stunden ohne Lösungspfad

• 43. Bodenunterstützung bereitgestellt. Support-Mitarbeiter (interne Trainer, IT-Mitarbeiter, Lieferantenberater) sind in den ersten beiden Werktagen in jeder Abteilung physisch anwesend, um Benutzer in Echtzeit zu unterstützen.

• 44. Checkpoint am Ende des Tages. Am Ende des Go-Live-Tages überprüft das Projektteam: verarbeitete Transaktionen, protokollierte Probleme, gelöste Probleme, ausstehende P1/P2-Elemente und eine Go/No-Go-Entscheidung für den normalen Betrieb am zweiten Tag.

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Phase 3: Post-Go-Live (T+1 Tag bis T+90 Tage)

Woche 1: Stabilisierung (Punkte 45–48)

• 45. Tägliche Stand-up-Meetings. 15-minütiges Meeting jeden Morgen in den ersten 2 Wochen: Welche Themen sind gestern aufgetaucht, was ist für heute geplant, was ist blockiert. Teilnehmer: Projektmanager, Abteilungsleiter, IT-Supportleiter.

• 46. Abschluss am ersten Wochenende (falls zutreffend). Für Unternehmen, die wöchentliche Finanzabstimmungen durchführen, ist der Abschluss am ersten Wochenende im neuen System ein entscheidender Meilenstein. Das Finanzteam sollte zusätzliche Zeit einplanen und über Unterstützung verfügen.

• 47. Benutzer-Feedback-Umfrage bereitgestellt. Kurze Umfrage (5 Fragen, 2 Minuten), die nach der ersten Woche an alle Benutzer gesendet wird:

1. Wie sicher sind Sie im Umgang mit dem neuen System? (1–5)
2. Welche Aufgabe ist für Sie am schwierigsten?
3. Welche Aufgabe ist einfacher als im alten System?
4. Haben Sie diese Woche Hilfe benötigt? War es verfügbar?
5. Was würden Sie am neuen System ändern?

• 48. Bereitstellung von Quick-Win-Verbesserungen. Stellen Sie basierend auf dem Feedback aus Woche 1 drei bis fünf schnelle Verbesserungen bereit, die die Reaktionsfähigkeit demonstrieren. Beispiele: Dashboard-Anpassung, Hinzufügen von Verknüpfungen, Änderung von Standardwerten, Anpassung des Berichtsformats.

Monat 1–3: Optimierung (Punkte 49–50)

• 49. Erster Monatsabschluss. Der wichtigste Meilenstein nach dem Go-Live. Planen Sie ein, dass dies zwei- bis dreimal länger dauert als Ihr letztendliches Ziel. Hauptaktivitäten:

• Bankabgleich für alle Konten

• Überprüfung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung

• Überprüfung der Umsatzerkennung

• Spesenabgrenzungen und Vorauszahlungen

• Intercompany-Eliminierungen (bei Multi-Company)

• GuV- und Bilanzerstellung

• Vergleich mit Vormonat (vom alten System) zur Konsistenzprüfung

• 50. 90-tägige Überprüfung nach dem Go-Live. Formelle Bewertung der Implementierung:

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Go-Live-Timing: Zeitpunkt des Starts

Beste Zeiten für den Go-Live

Vermeiden:

• Monats- oder Quartalsende (das Finanzteam ist bereits überlastet)
• Große Verkaufsveranstaltungen oder Werbeaktionen (E-Commerce und Einzelhandel)
• Urlaubszeiten (reduzierte Support-Verfügbarkeit)
• Die letzte Woche des Geschäftsjahres (absolut schlechtester Zeitpunkt)

Go-Live-Wochenendplan

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Rollback-Plan-Vorlage

Ein Rollback-Plan ist eine Versicherung, die Sie hoffentlich nie nutzen werden. Aber keinen zu haben, wenn man ihn braucht, ist katastrophal.

Rollback-Entscheidungsbehörde

Wer kann ein Rollback genehmigen: Projektsponsor (CEO/CFO) – und nur nach Rücksprache mit dem Projektmanager und dem IT-Leiter.

Rollback-Triggerkriterien

Rollback-Verfahren

1. Ankündigen: Benachrichtigen Sie alle Benutzer, die Eingabe von Daten in das neue System sofort einzustellen
2. Sicherung: Erstellen Sie eine vollständige Sicherung der neuen ERP-Datenbank (behält alle nach der Inbetriebnahme eingegebenen Daten bei)
3. Wiederherstellen: Reaktivieren Sie das Quellsystem aus dem Pre-Go-Live-Backup
4. Delta-Recovery: Alle Transaktionen, die während des Go-Live-Zeitraums in das neue ERP eingegeben werden, müssen manuell erneut in das Quellsystem eingegeben werden
5. Integrationen: Alle Integrationsverbindungen zum Quellsystem zurücksetzen
6. DNS: Alle Domänen-/URL-Änderungen rückgängig machen
7. Kommunikation: Senden Sie eine E-Mail an alle Mitarbeiter, in der Sie den Rollback bestätigen und einen Zeitplan für den nächsten Versuch angeben
8. Nachbesprechung: Führen Sie innerhalb von 48 Stunden eine detaillierte Analyse durch, was schief gelaufen ist und was sich vor dem nächsten Versuch ändern muss

Geschätzte Rollback-Zeit: 2–4 Stunden

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Kommunikationsvorlagen

Pre-Go-Live-Ankündigung (T-minus 7 Tage)

Betreff: ERP-Go-Live: [Datum] – Was Sie wissen müssen

Body: Liebes Team, nach [X] Monaten Vorbereitung geht unser neues ERP-System am [Datum] live. Folgendes erwartet Sie: [kurze Zusammenfassung der Änderungen]. Schulungsmaterialien finden Sie unter [Link]. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich an Ihren Abteilungsleiter oder an [Support-E-Mail]. Dies ist ein aufregender Meilenstein für unser Unternehmen, und Ihre Vorbereitung und Ihre positive Einstellung werden ihn zu einem Erfolg machen. — [Name des geschäftsführenden Sponsors]

Ankündigung zum Go-Live-Tag

Betreff: Das neue System ist live – Willkommen bei [ERP-Name]

Körper: Guten Morgen, Team. Unser neues ERP-System ist jetzt live. Bitte melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten unter [URL] an. Kurzübersichtskarten liegen an Ihrem Arbeitsplatz bereit. Wenn Sie Hilfe benötigen, ist Ihr erster Ansprechpartner [Name des Abteilungsleiters]. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die IT unter [Telefon/E-Mail]. Wir haben heute und morgen zusätzliche Unterstützung vor Ort. Vielen Dank für Ihre harte Arbeit, dies möglich zu machen. — [Geschäftsführender Sponsor]

Post-Go-Live-Check-in (T+3 Tage)

Betreff: ERP Go-Live-Update: Tag 3

Text: Team, hier ist ein kurzes Update zum Stand der Dinge: [X] Transaktionen verarbeitet, [Y] Probleme gemeldet und [Z] gelöst. Die häufigste Frage war [Thema] – hier ist eine Kurzanleitung: [Link]. Ihr Feedback ist wertvoll – bitte teilen Sie uns Ihre Vorschläge unter [Link zum Feedback-Formular] mit. Vielen Dank für Ihre Geduld und Professionalität in dieser Woche.

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Häufig gestellte Fragen

Was ist der häufigste Grund für einen fehlgeschlagenen Go-Live?

Unzureichende Datenvalidierung. Wenn der Finanzabgleich vor der Umstellung nicht vollständig abgeschlossen ist, zeigen sich bereits in der ersten Woche des Produktionsbetriebs Diskrepanzen, die das Vertrauen in das neue System untergraben. Machen Sie sich vor dem Go-Live immer auf den Cent genau – es ist der wichtigste Checklistenpunkt.

Sollten wir einen Big-Bang-Go-Live oder einen schrittweisen Go-Live durchführen?

Das hängt von Ihrer Organisation ab. Big Bang (alle Module, alle Abteilungen gleichzeitig) ist schneller, aber mit höherem Risiko verbunden. Phasenweise (jeweils ein Modul oder eine Abteilung) birgt ein geringeres Risiko, führt jedoch zu einer längeren parallelen Ausführung und einer höheren Integrationskomplexität. Für Organisationen mit starkem Projektmanagement und gründlichen Tests funktioniert Big-Bang gut. Für Organisationen mit begrenzten Change-Management-Kapazitäten ist die schrittweise Vorgehensweise sicherer.

Wie lange sollte der Parallelbetrieb dauern?

Mindestens 30 Tage für kleine Unternehmen, 60–90 Tage für Unternehmen. Das Ziel besteht darin, mindestens einen vollständigen Monatsabschluss im neuen System abzuschließen, bevor das alte System außer Betrieb genommen wird. Der Parallelbetrieb sollte in den ersten 30 Tagen aktiv (beide Systeme in Verwendung) und für den verbleibenden Zeitraum passiv (altes System schreibgeschützt als Referenz) sein.

Was passiert, wenn wir am Tag der Produkteinführung kritische Probleme entdecken?

Befolgen Sie das Problempriorisierungssystem (P1–P4). P1-Probleme erhalten sofortige Aufmerksamkeit mit allen verfügbaren Ressourcen. P2-Probleme werden innerhalb des Werktages behoben. P3- und P4-Probleme werden zur Lösung in der ersten Woche protokolliert. Wenn P1-Probleme nicht innerhalb des Rollback-Schwellenwerts (normalerweise 2–4 Stunden) gelöst werden können, führen Sie den Rollback-Plan aus. Es ist besser, den Go-Live um eine Woche zu verzögern, als ein kaputtes System in Betrieb zu nehmen.

Wer sollte am Go-Live-Tag im War Room sein?

Projektmanager, IT-Leiter, Anbieter-/Implementierungsberater, Datenbankadministrator, ein Vertreter jeder Hauptabteilung (Finanzen, Vertrieb, Betrieb) und ein Executive Sponsor (telefonisch erreichbar, wenn nicht vor Ort). Der War Room sollte die ersten 48 Stunden in Betrieb sein und dann zu den normalen Supportkanälen übergehen.

Wie feiern wir den Go-Live?

Sichtbar feiern. Ein erfolgreicher Go-Live ist eine bedeutende organisatorische Leistung. Ideen: unternehmensweite E-Mail des CEO, Team-Mittagessen, Go-Live-Kuchen, Anerkennung wichtiger Mitwirkender und kleine Aufmerksamkeiten für das Projektteam. Die Feier unterstreicht, dass der Übergang positiv ist, und schafft Schwung für die Stabilisierungsphase.

Kann ECOSIRE unseren ERP-Go-Live unterstützen?

Ja. Zu den Implementierungsdiensten von ECOSIRE gehört der vollständige Go-Live-Support: Umstellungsplanung, Personalbesetzung im War Room, Hypercare-Support für 90 Tage und Beratung zum Abschluss des ersten Monats. Wir haben Hunderte von Odoo-Einführungen in den Bereichen Fertigung, Vertrieb, Dienstleistungen und Einzelhandel unterstützt. Kontaktieren Sie uns, um Ihren erfolgreichen Start zu planen.

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Starten Sie mit Zuversicht

Bei einem erfolgreichen Go-Live geht es nicht darum, dass alles perfekt läuft – es kommt darauf an, dass die Vorbereitung, das Team und die Prozesse vorhanden sind, um alles zu bewältigen, was ansteht. Diese 50-Punkte-Checkliste gibt Ihnen den Rahmen vor. Ihr Team sorgt für die Ausführung.

Das Odoo-Implementierungsteam von ECOSIRE hat diesen Go-Live-Prozess über Hunderte von Bereitstellungen hinweg verfeinert. Von der Cutover-Planung bis zur 90-Tage-Stabilisierung bieten wir das Fachwissen und die Unterstützung, die den Go-Live-Tag von einem Grund zur Sorge in einen Meilenstein verwandeln, der es wert ist, gefeiert zu werden.

Planen Sie Ihren Go-Live mit ECOSIRE und starten Sie Ihr ERP mit Zuversicht.