Fallstudie: ERP-Implementierung in der Fertigung mit Odoo 19

Als sich Al-Faris Auto Components Anfang 2025 an ECOSIRE wandte, hatten sie ein Problem, das bei mittelständischen Herstellern schmerzlich häufig vorkommt: ein 22 Jahre altes Unternehmen, das mit einem Flickenteppich aus veralteter Software, Tabellenkalkulationen und Stammeswissen läuft. Ihre Produktionsplanung lief in Excel. Ihre Bestände wurden in einem eigenständigen System verfolgt, das seit 2019 nicht mehr aktualisiert wurde. Ihre Buchhaltungssoftware konnte ohne einen Tag manueller Datenarbeit des Finanzteams keine konsolidierte Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.

Das Unternehmen war auf 340 Mitarbeiter und einen Jahresumsatz von 28 Millionen US-Dollar angewachsen und lieferte hauptsächlich Automobilkomponenten an OEM-Montagewerke und den Ersatzteilmarkt. In diesem Ausmaß waren die in den Altsystemen verankerten betrieblichen Ineffizienzen nicht nur unbequem – sie schränkten auch die Fähigkeit des Unternehmens ein, neue OEM-Verträge zu gewinnen, die Echtzeit-Produktionstransparenz und zertifizierte Qualitätsmanagementprozesse erforderten.

Diese Fallstudie dokumentiert die achtzehnwöchige Odoo 19 Enterprise-Implementierung, die ECOSIRE für Al-Faris durchgeführt hat, einschließlich der spezifischen Herausforderungen, die aufgetreten sind, der getroffenen Implementierungsentscheidungen und der messbaren Ergebnisse, die zwölf Monate nach dem Go-Live erzielt wurden.

Wichtige Erkenntnisse

• Al-Faris ging in 18 Wochen auf Odoo 19 live, einschließlich der Module Fertigung, Inventar, Buchhaltung, Qualität, Personalwesen und Einkauf
• Die Auftragsbearbeitungszeit sank von 4,2 Stunden auf 1,3 Stunden pro Bestellung (Reduzierung um 68 %).
• Die Bestandsabweichung sank innerhalb von sechs Monaten nach der Inbetriebnahme von 12,4 % auf 1,8 %
• Die Fertigungs-OEE verbesserte sich von 61 % auf 74 % durch Transparenz der Arbeitsaufträge und geplante Wartung
• Der Monatsabschluss wurde von 12 Tagen auf 3 Tage durch automatisierte Journaleinträge und Abstimmung verkürzt
• Die Implementierung ging eine Woche früher als geplant und unter Budget in Betrieb
• Al-Faris sicherte sich nach der Implementierung zwei neue OEM-Verträge, wobei die Systemtransparenz als Schlüsselfaktor genannt wurde

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Hintergrund: Al-Faris Auto Components

Al-Faris Auto Components ist ein in Lahore ansässiger Hersteller von präzisionsgefertigten Automobilkomponenten, hauptsächlich Bremssystemteilen, Lenkungskomponenten und Aufhängungshalterungen. Das 2003 von der Familie Chaudhry gegründete Unternehmen wuchs in den 2010er Jahren stetig, baute sich einen Ruf für Qualität auf dem Ersatzmarkt auf und stieg schließlich 2018 in die OEM-Lieferung ein.

Bis 2025 betrieb Al-Faris drei Produktionsstätten im Industriekorridor von Lahore mit 340 Mitarbeitern, 8 CNC-Bearbeitungszentren, 4 Wärmebehandlungsöfen und einer Endmontage- und Qualitätskontrolllinie. Zu ihrem Kundenstamm gehörten zwei inländische OEM-Montagewerke und etwa 180 Ersatzhändler.

Das Unternehmen war profitabel, wurde jedoch zunehmend durch seine technologische Infrastruktur eingeschränkt. Der Betriebsleiter beschrieb die Situation im ersten Aufklärungsgespräch unverblümt: „Wir wissen ungefähr, was in unserem Unternehmen passiert. Wir wissen nie genau, was passiert. Für einen OEM-Zulieferer ist eine ungefähre Angabe nicht gut genug.“

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Der Zustand vor der Implementierung

Das Ermittlungsteam von ECOSIRE verbrachte zwei Wochen damit, strukturierte Interviews mit Abteilungsleitern und Prozesskartierungssitzungen mit Betriebsmitarbeitern durchzuführen, bevor es die Ist-Zustandsbewertung erstellte. Die Ergebnisse zeigten ein Unternehmen, das schneller gewachsen war als seine Systeme.

Produktionsplanung: Der Produktionsplanungsleiter verwaltete einen Masterplan in Excel, der jeden Morgen manuell aktualisiert wurde, basierend auf Telefongesprächen mit Lagermitarbeitern über Lagerbestände und Werkstattleitern über den Arbeitsauftragsstatus. Der Zeitplan war ab 7 Uhr morgens korrekt und wurde gegen Mittag immer unzuverlässiger.

Bestandsverwaltung: Das eigenständige Bestandssystem verfolgte Fertigwaren und Rohstoffe getrennt, ohne dass eine Integration zwischen beiden bestand. Der Bestand an unfertigen Erzeugnissen existierte nur im mentalen Modell des Produktionsleiters – es gab kein Aufzeichnungssystem für Komponenten im Produktionsprozess. Die vierteljährlich durchgeführten physischen Inventurzählungen ergaben Abweichungen zwischen 8 % und 16 % von den Systemaufzeichnungen.

Qualitätsmanagement: Qualitätskontrollaufzeichnungen wurden auf Papierkontrollblättern geführt, die gescannt und in freigegebenen Laufwerken abgelegt wurden. Abweichungen wurden in einer vom Qualitätsmanager geführten Tabelle erfasst. Die Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen hing vollständig von der persönlichen Aufmerksamkeit des Qualitätsmanagers ab – es gab kein automatisiertes Eskalations- oder Nachverfolgungssystem.

Buchhaltung: Das Unternehmen führte QuickBooks für die Buchhaltung ein, wobei die Daten manuell aus Produktionsaufzeichnungen eingegeben wurden. Das Finanzteam verbrachte jeden Monat etwa sechs Personentage damit, Daten aus QuickBooks, dem Inventarsystem und den Produktionstabellen zu extrahieren, um einen monatlichen Managementbericht zu erstellen. Der Monatsabschluss dauerte zwölf Arbeitstage.

Einkaufsverwaltung: Lieferantenbestellungen wurden per E-Mail und einer gemeinsamen Tabelle zur Verfolgung offener Bestellungen verwaltet. Der Abgleich der Lieferantenrechnungen mit den erhaltenen Waren erforderte einen manuellen Vergleich der Bestelltabelle mit den QuickBooks-Einträgen – ein Vorgang, der zwei Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung jeden Monat etwa drei Tage in Anspruch nahm.

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Der Implementierungsplan

Basierend auf der Entdeckungsbewertung schlug ECOSIRE eine achtzehnwöchige Implementierung vor, die sechs Funktionsbereiche abdeckt: Fertigung, Lagerbestand, Buchhaltung, Einkauf, Qualität und Personalwesen. Die Implementierung schloss zunächst CRM und Vertrieb aus, eine zweite Phase war geplant, sobald das operative Rückgrat stabil war.

Das Projektteam bestand aus:

• Fahad Malik, ECOSIRE-Projektmanager
• Sarah Khan, ECOSIRE-Lösungsarchitektin
• Usman Ahmed, ECOSIRE Manufacturing Functional Consultant
• Imran Qureshi, Finanzfunktionsberater von ECOSIRE
• Asim Raza, technischer Entwickler von ECOSIRE
• Zara Baig, ECOSIRE-QA-Spezialistin

Die Implementierung wurde in vier Phasen mit klaren Ausstiegskriterien für jeden Phasenübergang strukturiert.

Phase 1 (Woche 1–4): Grundierung Konfigurieren Sie die Odoo-Datenbankstruktur, den Kontenplan, die Steuerkonfiguration, die Unternehmenseinstellungen und das Benutzerzugriffsmodell. Liefern und validieren Sie die fertige Konfiguration an das Al-Faris-Projektteam. Austrittskriterien: Der Finanzmanager von Al-Faris genehmigt die Zuordnung des Kontenplans und den Eröffnungsbilanzplan.

Phase 2 (Woche 5–10): Kernbetrieb Konfigurieren Sie Fertigung (Stücklisten, Arbeitszentren, Arbeitspläne, Arbeitsaufträge), Inventar (Lager, Standorte, Nachbestellregeln, mehrstufige Routen) und Einkauf (Lieferantenstamm, Einkaufsworkflows, Drei-Wege-Abgleich). Parallelbetrieb mit Legacy-Systemen. Ausstiegskriterium: zehn aufeinanderfolgende Geschäftstage Parallelbetrieb mit einer Abweichung unter 3 %.

Phase 3 (Woche 11–14): Finanzen und Personal Konfigurieren Sie die Buchhaltung (integriert in Fertigung und Lagerbestand), die Personalabteilung (Mitarbeiter, Anwesenheit, Gehaltsabrechnung) und das Qualitätsmodul (Inspektionsvorlagen, Arbeitsablauf bei Nichtkonformität). Datenmigration aus Altsystemen. Ausstiegskriterium: Testen Sie den Monatsabschluss in Odoo mit QuickBooks mit einer Varianz unter 0,5 %.

Phase 4 (Woche 15–18): UAT und Go-Live Benutzerakzeptanztests, Benutzerschulungen, Umstellungsplanung und Go-Live-Support. Abschlusskriterien: alle UAT-Abzeichnungen, Benutzerschulung, Übernahmeprobe abgeschlossen.

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Wichtige Herausforderungen bei der Implementierung

Keine ERP-Implementierung in der Fertigung läuft genau nach Plan. Bei der Umsetzung von Al-Faris traten drei wesentliche Herausforderungen zutage.

Herausforderung 1: Komplexität der Stückliste

Al-Faris fertigt etwa 1.200 verschiedene Teilenummern mit jeweils einer mehrstufigen Stückliste, die je nach Kundenspezifikation variiert. Das Produktionsteam hatte eine informelle Stücklistendokumentation gepflegt, jedoch nie die für die Odoo-Fertigung erforderliche mehrstufige Struktur formalisiert. Die Erfassung und Validierung der Stücklistendaten dauerte zwei Wochen länger als geschätzt, sodass ECOSIRE Phase 2 komprimieren musste, indem parallele Tests so umstrukturiert wurden, dass sie gleichzeitig mit der Fertigstellung der Stückliste und nicht sequenziell ausgeführt wurden.

Die Lösung von ECOSIRE: Setzen Sie das Advanced BOM Management-Marktplatzmodul von ECOSIRE ein, um den Stücklisten-Revisionsverlauf und die Nachverfolgung technischer Änderungen zu verwalten, die Al-Faris ohnehin benötigte. Das Massenstücklisten-Importtool des Moduls ermöglichte es dem Team, validierte Stücklisten aus Excel-Vorlagen zu importieren, anstatt jede Stückliste manuell einzugeben, wodurch etwa 80 Stunden Dateneingabezeit eingespart wurden.

Herausforderung 2: Bewertung des unfertigen Bestands

Al-Faris hatte den WIP-Bestand nie offiziell verfolgt. Das Fertigungsmodul von Odoo erstellt WIP-Journaleinträge automatisch, aber dazu war die Erstellung von Anfangs-WIP-Werten erforderlich, die nie berechnet wurden. Das Finanzteam verbrachte in Zusammenarbeit mit dem Finanzberater von ECOSIRE drei Tage damit, eine physische WIP-Bewertung durchzuführen und Eröffnungssalden zu erstellen. Der Prozess ergab einen zuvor nicht erfassten WIP-Wert von 340.000 US-Dollar – eine wesentliche Buchhaltungsanpassung, die eine Benachrichtigung des Vorstands erforderte.

Die Lösung von ECOSIRE: Der Finanzberater von ECOSIRE strukturierte die WIP-Eröffnungsbilanzbuchung so, dass sie den pakistanischen IFRS-Anforderungen entspricht, arbeitete mit den externen Prüfern von Al-Faris zusammen, um den Ansatz zu validieren, und dokumentierte die Methodik für zukünftige Referenzzwecke.

Herausforderung 3: Qualität der Altsystemdaten

Bei der Migration der Bestandsdaten aus dem eigenständigen System wurden erhebliche Probleme mit der Datenqualität festgestellt: doppelte Artikelcodes, inkonsistente Maßeinheitendefinitionen und Bestandssalden, die nicht mit der letzten physischen Zählung übereinstimmten. Die Datenbereinigung dauerte drei zusätzliche Wochen und erforderte, dass der Lagerleiter etwa 4.800 Artikeldatensätze manuell überprüfte und validierte.

Die Lösung von ECOSIRE: ECOSIRE stellte eine strukturierte Datenmigrationsvorlage mit Validierungsregeln bereit, die Probleme während des Bereinigungsprozesses identifizierte. Die zusätzlichen drei Wochen wurden ohne Kostenänderung übernommen, da der Festpreisvertrag eine Datenmigrationsoption beinhaltete. Der Entwickler von ECOSIRE erstellte benutzerdefinierte Validierungsskripte, die den Arbeitsaufwand für die manuelle Überprüfung von der ursprünglichen Schätzung von sechs Wochen auf drei Wochen reduzierten.

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Go-Live und unmittelbare Zeit nach der Markteinführung

Al-Faris ging an einem Montagmorgen in Woche 17 auf Odoo 19 live – eine Woche vor dem vertraglich vereinbarten Zeitplan. Die Wochenendumstellung umfasste:

• Endgültige Datenmigration von Altsystemen
• Einfrieren der Systemkonfiguration
• Verteilung der Benutzeranmeldeinformationen
• 24-Stunden-ECOSIRE-Support vor Ort

In der ersten Betriebswoche traten die normalen Go-Live-Probleme auf: Benutzer kehrten zu alten Gewohnheiten zurück, Grenzfälle in Fertigungsabläufen, die noch nicht vollständig getestet worden waren, und ein Konfigurationsfehler bei der Mehrwertsteuerberechnung für Importe, der am dritten Tag einen Hotfix erforderte. Keines dieser Probleme führte zu einem Projektstopp und alle wurden innerhalb des achtwöchigen Hypercare-Zeitraums behoben.

Die bedeutendste Anpassung nach dem Go-Live war eher kultureller als technischer Natur: Das Produktionsplanungsteam musste aufhören, seinen Excel-Masterplan zu verwenden und stattdessen auf den Odoo-Fertigungsplan vertrauen. Dieser Übergang erforderte in den Wochen 17 und 18 ein individuelles Coaching durch den Fertigungsberater von ECOSIRE. In Woche 19 nutzte das Produktionsplanungsteam ausschließlich Odoo.

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Ergebnisse 12 Monate nach dem Go-Live

Zwölf Monate nach der Inbetriebnahme führte ECOSIRE mit Al-Faris eine formelle Ergebnisüberprüfung durch. Die Ergebnisse übertrafen deutlich die Business-Case-Prognosen, die zur Rechtfertigung der Implementierungsinvestitionen herangezogen wurden.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen die beiden neuen OEM-Verträge. In den Verkaufsbesprechungen nach der Implementierung, die zu diesen Verträgen führten, nannten beide OEM-Beschaffungsteams die nachgewiesene Fähigkeit von Al-Faris, den Produktionsstatus in Echtzeit, Qualitätszertifizierungen und Rückverfolgbarkeitsdokumentation bereitzustellen – alles jetzt bei Odoo verfügbar – als Faktoren bei ihrer Lieferantenauswahlentscheidung. Die OEM-Verträge stellen einen jährlichen Mehrumsatz von etwa 4,2 Millionen US-Dollar dar.

Finanzielle Rendite der Implementierungsinvestition:

• Implementierungskosten: 148.000 USD (ECOSIRE-Gebühren + interne Zeit von Al-Faris)
• Jährliche Betriebseinsparungen (Prozesseffizienz + geringere Lagerhaltungskosten): 210.000 US-Dollar
• Zusätzlicher Umsatzbeitrag aus neuen OEM-Verträgen: 4.200.000 US-Dollar
• Einfache Amortisationszeit: 8,5 Monate allein aufgrund der betrieblichen Einsparungen; weniger als 2 Wochen, einschließlich Umsatzauswirkungen

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Was Al-Faris anders machen würde

Im Zwölfmonatsrückblick identifizierte der Betriebsleiter von Al-Faris drei Dinge, die er im Nachhinein anders machen würde:

Investieren Sie früher mehr in die Benutzerakzeptanz: Der Übergang des Produktionsplanungsteams zu Odoo dauerte länger als nötig, da sich die Investitionen in das Änderungsmanagement auf den Go-Live konzentrierten. Eine frühere Einbeziehung der Produktionsplanungsmitarbeiter in Systemdesignentscheidungen hätte die Eigenverantwortung gestärkt und den Widerstand verringert.

Starten Sie die Stücklistenbereinigung vor dem Start der Implementierung: Die Herausforderung der Stücklistenkomplexität war vorhersehbar. Al-Faris wusste, dass ihre Stücklistendaten informell waren. Hätten sie drei Monate vor Beginn der Implementierung mit der Bereinigung und Formalisierung der Stücklistendaten begonnen, wären die Auswirkungen auf den Zeitplan beseitigt worden.

CRM in Phase 1 einbeziehen: Das Vertriebsteam von Al-Faris verwendet jetzt ein separates CRM-Tool, und die fehlende Odoo-CRM-Integration führt zu Koordinationsproblemen. Die Einbeziehung von CRM in die Erstimplementierung hätte etwa 15.000 US-Dollar an zusätzlichen Implementierungskosten erfordert und die Integrationskomplexität vermieden, die sie jetzt bewältigen müssen.

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Häufig gestellte Fragen

Wie wurde der 18-wöchige Implementierungszeitraum für einen Hersteller mit 340 Mitarbeitern erreicht?

Der Zeitplan war aufgrund von drei Faktoren möglich: Al-Faris hatte einen starken internen Projektverantwortlichen (den Betriebsleiter), der befugt war, schnell Entscheidungen zu treffen, ECOSIRE verwendete eine agile Implementierungsmethodik mit zweiwöchentlichen Sprint-Reviews anstelle eines traditionellen Wasserfallansatzes und der Umfang wurde bewusst auf operative Module in Phase 1 beschränkt, anstatt eine Big-Bang-Implementierung zu versuchen. Fokussierter Umfang, schnelle Entscheidungsfindung und iterative Bereitstellung sind die drei Faktoren, die die Zeitpläne für die ERP-Implementierung am zuverlässigsten verkürzen.

Wie hat ECOSIRE die WIP-Buchhaltungsermittlung mitten im Projekt gehandhabt?

Dies ist ein Szenario, das ECOSIRE in mehreren Fertigungsimplementierungen erlebt hat. Der Festpreisvertrag enthielt Bestimmungen für Buchhaltungsanpassungen, die während der Datenmigration festgestellt wurden, und die Beteiligung des Finanzberaters von ECOSIRE lag zu diesem Zeitpunkt im Rahmen des vertraglich vereinbarten Umfangs. Der Schlüssel lag in der Transparenz: ECOSIRE meldete dem Al-Faris-Management sofort die WIP-Diskrepanz, schaltete die externen Prüfer proaktiv ein und behandelte die Anpassung als Standardbestandteil des Migrationsprozesses und nicht als außergewöhnliches Problem.

Welche fortlaufende Unterstützung nimmt Al-Faris nach der Implementierung in Anspruch?

Al-Faris nimmt am Priority Support-Plan von ECOSIRE teil, der während der verlängerten Geschäftszeiten eine Reaktionszeit von vier Stunden und direkten Zugang zum Implementierungsteam bei komplexen Problemen bietet. Sie durchschnittlich zwei bis drei Support-Tickets pro Monat – hauptsächlich Benutzerfragen und kleinere Konfigurationsanpassungen – und haben im ersten Jahr zwei Erweiterungsaufträge angefordert (Hinzufügen von CRM in Phase 2 und Bereitstellung des Marktplatzmoduls „Production Efficiency Dashboard“).

Würde der gleiche Ansatz für ein nicht produzierendes Unternehmen funktionieren?

Die Kernimplementierungsmethodik ist plattformunabhängig: strukturierte Erkennung, schrittweise Bereitstellung, parallele Tests, meilensteingesteuerte Akzeptanz. Die spezifischen Funktionskenntnisse und Konfigurationsdetails unterscheiden sich je nach Branche. ECOSIRE hat Odoo für Vertriebsunternehmen, professionelle Dienstleistungsunternehmen, Einzelhandelsbetriebe und Gesundheitsorganisationen implementiert und dabei dieselbe Methodik verwendet, die an die Anforderungen jeder Branche angepasst ist.

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Nächste Schritte

Wenn Ihr Fertigungs- oder Vertriebsunternehmen vor ähnlichen betrieblichen Herausforderungen steht, beginnen Sie mit einer kostenlosen Erstberatung durch die Fertigungsabteilung von ECOSIRE. Wir bewerten Ihren aktuellen Zustand, vergleichen Ihre Kennzahlen mit Referenzpunkten der Branche und geben Ihnen ein realistisches Bild davon, was eine Odoo-Implementierung für Ihre spezifische Situation leisten kann.

Besuchen Sie /services/odoo/implementation für weitere Informationen zur ERP-Implementierungspraxis von ECOSIRE in der Fertigung.