إدارة إجازة وإجازة Odoo: دليل الإعداد الكامل

تبدو إدارة إجازات الموظفين أمرًا بسيطًا حتى تأخذ في الاعتبار أنواع الإجازات المختلفة، وسياسات الاستحقاق، وسلاسل الموافقة، والعطلات الرسمية حسب الموقع، وقواعد الترحيل، ومتطلبات الامتثال. تتعامل وحدة Odoo Time Off مع كل هذا مع منح الموظفين إمكانية الوصول إلى الخدمة الذاتية والمديرين رؤية في الوقت الفعلي لمدى توفر الفريق.

تكوين أنواع الإجازات

أنواع الإجازات القياسية

قم بإعداد أنواع الإجازات التي تستخدمها مؤسستك:

• إجازة مدفوعة الأجر (PTO) — أيام إجازة قياسية مع تخصيص تراكمي أو سنوي
• الإجازة المرضية — الغياب المرتبط بالمرض، والذي غالبًا ما يكون بقواعد موافقة مختلفة
• الأيام الشخصية — إجازة تقديرية لأمور شخصية
• إجازة الوالدين — إجازة الأمومة والأبوة والتبني
• الفجيعة — إجازة عاطفية بسبب فقدان الأسرة
• واجب هيئة المحلفين — إجازة الالتزام المدني
• إجازة غير مدفوعة الأجر — إجازة بدون أجر

يحتوي كل نوع على خصائص قابلة للتكوين: الموافقة مطلوبة (نعم/لا)، والسماح بالتوازن السلبي، والرؤية في التقويم، وترميز الألوان، وما إذا كان يتم احتسابه كوقت عمل.

طرق التخصيص

التخصيص الثابت: يتلقى كل موظف عددًا محددًا من الأيام في السنة (على سبيل المثال، 20 يومًا من أيام PTO). بسيطة ويمكن التنبؤ بها.

الاستحقاق: يحصل الموظفون على إجازة بمرور الوقت — شهريًا أو كل أسبوعين أو لكل فترة دفع. قم بتكوين معدل الاستحقاق والحد الأقصى للرصيد ومتى يبدأ الاستحقاق (تاريخ التوظيف أو السنة التقويمية).

لا يوجد تخصيص: قد لا تتطلب بعض أنواع الإجازات (الإجازات المرضية، وحالات الفجيعة) تخصيصًا مسبقًا — يطلبها الموظفون حسب الحاجة بما يصل إلى حدود السياسة.

إعداد سير عمل الموافقة

سلسلة الموافقة

تكوين من يوافق على طلبات الإجازة:

• المدير المباشر — الجهة المعتمدة الأكثر شيوعًا، ويتم تحديدها تلقائيًا من خلال التسلسل الهرمي للموظفين
• مدير القسم — للفرق التي ليس لديها تعيين مباشر للمدير
• مسؤول الموارد البشرية — لأنواع الإجازات التي تتطلب موافقة الموارد البشرية (إجازة ممتدة، FMLA)
• لا توجد موافقة — بالنسبة لأنواع معينة من الإجازات حيث تكون الموافقة التلقائية مناسبة

موافقة متعددة المستويات

بالنسبة لأنواع الإجازات الحساسة أو الفترات الممتدة، قم بتكوين موافقة متعددة المستويات: يوافق المدير أولاً، ثم يقوم قسم الموارد البشرية بالتحقق من الصحة. يتحرك الطلب من خلال كل مستوى تلقائيا.

خطط الاستحقاق

إنشاء خطة الاستحقاق

1. انتقل إلى إجازة > التكوين > خطط الاستحقاق
2. تحديد وتيرة الاستحقاق (يومي، أسبوعي، نصف أسبوعي، شهري)
3. قم بتعيين عدد الأيام المستحقة لكل فترة
4. تكوين الحد الأقصى لرصيد الاستحقاق (الحد الأقصى)
5. ضع قواعد الترحيل (كم عدد الأيام المتبقية إلى العام التالي)
6. تحديد تاريخ بدء الاستحقاق (تاريخ التوظيف أو التاريخ الثابت)

سياسات الترحيل

تكوينات المرحل المشتركة:

• ترحيل كامل — يتم ترحيل الأيام غير المستخدمة بالكامل
• ترحيل محدود — يتم ترحيل ما يصل إلى X من الأيام، وتنتهي صلاحية الباقي
• لا يوجد ترحيل — استخدمه أو ستفقده بحلول نهاية العام
• خيار الدفع — يتم دفع الأيام غير المستخدمة بدلاً من ترحيلها (يتطلب تكامل كشوف المرتبات)

العطلات الرسمية

العطلات العالمية والمحلية

قم بتكوين أيام العطل الرسمية التي تقلل تلقائيًا من متطلبات رصيد الإجازات:

1. انتقل إلى وقت التوقف > التكوين > العطلات الرسمية
2. قم بإنشاء إدخالات العطلات بالاسم والتاريخ والمواقع المناسبة
3. تعيين أيام العطل لمواقع أو أقسام عمل محددة

عندما يطلب الموظف إجازة تمتد خلال عطلة رسمية، يقوم النظام تلقائيًا باستبعاد ذلك اليوم من حساب رصيد الإجازة.

الخدمة الذاتية للموظف

طلب الإجازة

يقدم الموظفون الطلبات من خلال بوابة الخدمة الذاتية: حدد نوع الإجازة، واختر التواريخ (مع تقويم يوضح مدى توفر الفريق)، وأضف وصفًا أو سببًا، ثم أرسل للموافقة. يتلقى المدير إخطارا فوريا.

التحقق من الأرصدة

تعرض لوحة المعلومات الأرصدة الحالية لكل نوع إجازة: الأيام المخصصة، والأيام المستخدمة، والأيام المتبقية، والطلبات المعلقة. يعرف الموظفون دائمًا مكانهم بالضبط.

تقويم الفريق

تُظهر طريقة عرض التقويم المشتركة من يخرج ومتى - وهو أمر ضروري لتخطيط الفريق. يستخدم المديرون هذا لتحديد فجوات التغطية قبل الموافقة على الطلبات.

أدوات المدير

لوحة التحكم بالموافقة

يرى المديرون جميع الطلبات المعلقة باستخدام: اسم الموظف، ونوع الإجازة، والتواريخ، والمدة، وتأثير تقويم الفريق، وأزرار الموافقة/الرفض بنقرة واحدة. الموافقة الجماعية متاحة لمعالجة طلبات متعددة.

نظرة عامة على الفريق

لوحة معلومات توضح كل عضو في الفريق: أرصدة الإجازات الحالية، والإجازات المعتمدة القادمة، والطلبات المعلقة، وأنماط استخدام الإجازات.

التكامل مع كشوف المرتبات

عند الاتصال بوحدة كشوف المرتبات في Odoo، تعمل الإجازة المعتمدة على ضبط حسابات كشوف المرتبات تلقائيًا. تحافظ الإجازة مدفوعة الأجر على الراتب الكامل، ويتم خصم الإجازة غير مدفوعة الأجر وفقًا لذلك، وتتبع الإجازة المرضية سياسة الأجر المرضي الخاصة بك.

أفضل الممارسات

1. حسابات الاستحقاق تلقائيًا بدلاً من التخصيص اليدوي لتقليل الأخطاء
2. التشجيع على استخدام الإجازات من خلال عرض تقارير الاستخدام المنخفض للمديرين
3. حدد الحد الأدنى لفترات الإشعار حسب نوع الإجازة (على سبيل المثال، أسبوعين لـ PTO، ولا شيء للإجازة المرضية)
4. مراجعة السياسات وتحديثها سنويًا بما في ذلك قواعد الترحيل والمخصصات
5. توثيق السياسات بشكل واضح وربطها في نموذج طلب الإجازة

هل تحتاج إلى مساعدة في تكوين وقت التوقف في Odoo؟ تقوم خدمة تنفيذ Odoo بإعداد مجموعة الموارد البشرية الكاملة مع سياسات الإجازات المحددة الخاصة بك.

الأسئلة المتداولة

هل يمكن للموظفين طلب إجازة نصف يوم؟

نعم. يدعم Odoo طلبات الإجازة لمدة نصف يوم. قم بتمكين الخيار في إعدادات نوع الإجازة، ويمكن للموظفين تحديد نصف يوم في الصباح أو بعد الظهر.

كيف يتعامل مع السياسات المختلفة لمختلف البلدان؟

استخدم قواعد توزيع الإجازات بناءً على مكان العمل. يمكن للموظفين في بلدان مختلفة الحصول على أنواع مختلفة من الإجازات، والتخصيصات، وتقويمات العطلات الرسمية - وكلها تتم إدارتها ضمن نفس النظام.

هل يمكن للمديرين تفويض سلطة الموافقة؟

نعم. يمكن للمديرين إعداد التفويض بحيث يوافق شخص آخر على الطلبات أثناء غيابهم. وهذا يمنع الاختناقات عندما يكون الموافقون أنفسهم في إجازة.

هل يتكامل مع أنظمة التقويم الخارجية؟

تتم مزامنة الإجازة المعتمدة مع تقويم Odoo، والذي يمكن ربطه بتقويم Google أو Outlook عبر تصدير CalDAV أو iCal.