Relatórios paginados no Power BI: quando e como usá-los

A maioria dos relatórios do Power BI são interativos — projetados para exploração, com segmentações de dados para filtrar, recursos visuais para realce cruzado e gráficos para detalhar. Esses relatórios interativos são excelentes para ajudar os usuários a descobrir insights. Mas eles são a ferramenta errada quando o requisito é uma fatura formatada, um arquivo regulatório, um demonstrativo financeiro que deve ser impresso de forma idêntica em todas as impressoras ou um relatório que abrange centenas de páginas com cabeçalhos e rodapés consistentes em cada uma.

Os relatórios paginados do Power BI são a resposta a esses requisitos. Construídos com base na tecnologia madura de definição de relatório (RDL) do SQL Server Reporting Services (SSRS), os relatórios paginados produzem resultados com pixels perfeitos que são renderizados de forma consistente em telas, PDFs, exportações do Excel e impressão. Este guia aborda quando os relatórios paginados são a escolha certa, como criá-los e os padrões de implantação e assinatura que os tornam burros de carga para relatórios operacionais.

Principais conclusões

• Os relatórios paginados são projetados para impressão, exportação e formatação perfeita em pixels, e não para exploração interativa
• Eles usam o Report Builder ou o Power BI Report Builder (gratuito) como ferramenta de autoria, não o Power BI Desktop
• As fontes de dados incluem conjuntos de dados do Power BI, SQL Server, Oracle, Azure SQL e qualquer fonte ODBC/OLE DB
• Tabelas e matrizes em relatórios paginados podem abranger milhares de linhas em centenas de páginas
• Sub-relatórios, regiões de dados aninhadas e agrupamentos complexos suportam formatos financeiros altamente estruturados
• Os parâmetros permitem que os usuários especifiquem intervalos de datas, entidades ou outros filtros no momento da renderização
• As assinaturas entregam relatórios automaticamente por e-mail ou SharePoint de forma programada
• Os relatórios paginados exigem um espaço de trabalho do Power BI Premium, Premium por usuário ou Fabric para serem publicados

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Relatórios interativos versus relatórios paginados

A ferramenta certa depende do caso de uso. Compreender quando cada tipo de relatório é apropriado evita o erro comum de forçar requisitos de relatórios paginados em painéis interativos (ou vice-versa).

A regra de decisão é simples: se a saída for definida por estrutura (um documento formatado com conteúdo específico em locais específicos), utilize relatórios paginados. Se a saída for definida por exploração (permitindo ao usuário descobrir o que é interessante), use relatórios interativos.

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Construtor de relatórios do Power BI

O Power BI Report Builder é a ferramenta de criação gratuita para relatórios paginados, disponível como download separado na Microsoft. Ele usa o mesmo formato RDL do SSRS e produz relatórios que são publicados nos workspaces do Power BI.

Principais áreas de interface:

• Superfície de design: uma tela com precisão de pixels onde itens de relatório (caixas de texto, tabelas, matrizes, gráficos, imagens) são colocados com coordenadas exatas
• Painel Dados do Relatório: gerencia fontes de dados, conjuntos de dados (consultas), parâmetros e imagens
• Painel Propriedades: controla a formatação, a visibilidade, as expressões e o comportamento de cada elemento
• Barra de ferramentas Relatório: visualização, zoom e navegação na página

Criando um novo relatório:

1. Abra o Construtor de Relatórios do Power BI → Novo Relatório → Relatório em Branco
2. Em Dados do relatório → Novo → Fonte de dados → selecione Conjunto de dados do Microsoft Power BI ou uma conexão de banco de dados
3. Crie um conjunto de dados com a consulta que recupera dados do relatório
4. Adicione uma tabela ou matriz à superfície de design
5. Mapeie campos do conjunto de dados para colunas da tabela
6. Configure formatação, agrupamento, totais e cabeçalhos/rodapés
7. Visualizar → Salvar → Publicar em um espaço de trabalho Premium

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Fontes de dados para relatórios paginados

Os relatórios paginados suportam uma gama mais ampla de fontes de dados do que os relatórios interativos do Power BI Desktop:

Conjuntos de dados do Power BI: conectar um relatório paginado a um modelo semântico do Power BI (por meio do tipo de fonte de dados Conjunto de dados do Power BI) é a abordagem recomendada para consistência organizacional: o relatório paginado usa os mesmos dados controlados e definições de medidas que os relatórios interativos.

SQL Server e Azure SQL: conexões diretas com o banco de dados usando consultas SQL. Isso é comum para relatórios em nível de detalhe onde os dados agregados do modelo semântico são insuficientes — você precisa de linhas de transação individuais, não de resumos em nível de medida.

Oracle, PostgreSQL, MySQL: compatível com conexões ODBC.

Feeds OData: fontes de dados da API REST que expõem o protocolo OData.

Azure Analysis Services: para organizações que usam AAS como camada analítica, os relatórios paginados podem se conectar diretamente.

Parâmetros incorporados em consultas: Ao contrário do modo de importação do Power BI Desktop (em que a consulta é executada uma vez na atualização), os relatórios paginados executam consultas no momento da renderização com parâmetros fornecidos pelo usuário. Uma consulta como WHERE OrderDate BETWEEN @StartDate AND @EndDate filtra o banco de dados na execução da consulta, não no momento de carregamento do modelo de dados.

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Tabelas e matrizes: as principais estruturas do relatório

Os relatórios paginados são criados em torno de duas regiões de dados principais: tabelas (colunas fixas, linhas variáveis) e matrizes (linhas e colunas variáveis ​​— estilo de tabela dinâmica).

Estrutura de tabela para um relatório simples de detalhes financeiros:

[Header]
Report: Accounts Payable Aging as of @ReportDate
Entity: @EntityName

[Table]
| Vendor Name | Invoice # | Invoice Date | Due Date | Amount | Days Overdue |
|-------------|-----------|--------------|----------|--------|--------------|
| [row details iterate here] |

[Table footer]
| Total | | | | [Sum(Amount)] | |

A tabela gera automaticamente tantas linhas quanto o conjunto de dados contém. Uma tabela com 50.000 linhas gera 50.000 linhas de detalhes em quantas páginas forem necessárias, com cabeçalhos de coluna consistentes em cada página.

Agrupamento organiza linhas hierarquicamente. Um relatório de razão geral pode agrupar por categoria de conta → conta → centro de custo, com subtotais em cada nível de grupo:

• Categoria da conta: receita (subtotal)
• Conta 4001: Receita do Produto (subtotal)
• Centro de Custo 100: US$ 485.000
• Centro de Custo 200: US$ 312.000
• Conta 4002: Receita de Serviços (subtotal)

Esse agrupamento aninhado com subtotais em cada nível é simples em relatórios paginados, mas complexo de implementar em recursos visuais interativos do Power BI.

Matriz (tabela cruzada) cria uma estrutura dinâmica dinâmica onde as colunas são geradas a partir de valores de dados, não predefinidos. Uma matriz de orçamento versus real pode ter meses como colunas, geradas dinamicamente para que a mesma definição de relatório funcione para qualquer parâmetro de intervalo de datas.

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Parâmetros: tornando os relatórios dinâmicos

Os parâmetros são o mecanismo de entrada do usuário para relatórios paginados. No momento da renderização, o usuário especifica os valores dos parâmetros (ou eles são fornecidos programaticamente) e o relatório consulta e formata adequadamente.

Tipos de parâmetros comuns:

• DateTime: datas de início/término do período do relatório
• Texto: Nome da entidade, departamento, centro de custo
• Inteiro: ano do relatório, período fiscal
• Booleano: inclui registros inativos, mostra linhas de valor zero
• Vários valores: permite que os usuários selecionem vários departamentos ou regiões

Parâmetro em cascata significa que os valores disponíveis de um parâmetro dependem da seleção de outro. Selecione uma Empresa → o parâmetro Departamento filtra os departamentos dessa empresa → o parâmetro Centro de Custo filtra os centros de custo desse departamento. Isso é configurado usando consultas de conjuntos de dados parametrizados:

-- Departments dataset query (filtered by selected Company)
SELECT DepartmentID, DepartmentName
FROM Departments
WHERE CompanyID = @CompanyID
ORDER BY DepartmentName

Valores padrão podem ser expressões calculadas no momento da renderização. Um parâmetro de data padronizado como =Today() sempre abre para a data de hoje. Um parâmetro de período padronizado como =Month(Today()) abre para o mês atual.

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Linguagem de formatação e expressão

Os relatórios paginados usam expressões do Visual Basic (prefixadas com =) para formatação dinâmica, visibilidade e conteúdo. Isso é diferente do DAX — é uma linguagem diferente para um tempo de execução diferente.

Padrões de expressão comuns:

Cor condicional com base no valor:

=IIF(Fields!Variance.Value < 0, "Red", "Black")

Cores de linha alternadas (para facilitar a leitura):

=IIF(RowNumber(Nothing) MOD 2 = 0, "LightGray", "White")

Formatando um número como moeda:

=Format(Fields!Amount.Value, "C2")

Formatação como porcentagem:

=Format(Fields!Variance.Value, "P1")

Numeração de páginas:

=Globals!PageNumber & " of " & Globals!TotalPages

Expressões de visibilidade ocultam ou mostram linhas, colunas e seções inteiras com base em valores de parâmetros ou condições de dados:

=IIF(Parameters!ShowDetail.Value = False, True, False)
-- True = hidden, False = visible

Alternar visibilidade permite mostrar/ocultar interativo no relatório renderizado. Clicar no cabeçalho de um grupo expande ou recolhe as linhas de detalhes do grupo.

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Layout de página e otimização de impressão

O "paginado" em relatórios paginados significa que o layout é projetado em torno de páginas - tamanhos de página específicos (A4, Carta, Ofício, personalizado), margens, cabeçalhos, rodapés e controle de quebra de página.

Cabeçalhos e rodapés de página aparecem em todas as páginas e normalmente contêm:

• Título do relatório e nome da empresa (cabeçalho)
• Número da página, data do relatório e aviso de confidencialidade (rodapé)

Controle de quebra de página determina onde os grupos de dados iniciam novas páginas:

• PageBreakAtStart em um grupo significa que cada grupo começa em uma nova página
• PageBreakAtEnd força uma nova página após o grupo
• KeepTogether evita que um cabeçalho de grupo fique órfão na última linha de uma página

Dimensionamento da página: Defina o tamanho e as margens da página nas Propriedades do relatório. Configurações comuns:

• Carta (8,5" × 11"), Paisagem para mesas largas, margens de 0,5"
• A4 para distribuições europeias
• Tamanhos personalizados para impressões de formulários específicos (faturas, cheques)

Ampliação de colunas permite que uma célula seja mesclada em diversas colunas para títulos, o que é útil para criar layouts de demonstrativos financeiros em que os nomes das contas se estendem pelas colunas dos períodos.

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Exportar formatos e assinaturas

Os relatórios paginados são exportados para vários formatos:

• PDF: mais comum — pixel perfeito, imprimível, assinável
• Excel (xlsx): exportação amigável aos dados, preservando a estrutura da tabela para análise posterior
• Word (docx): para relatórios incorporados em fluxos de trabalho de documentos do Word
• CSV: exportação de dados, perde formatação
• XML: exportação de dados estruturados
• PowerPoint: para incorporar instantâneos de relatórios em apresentações

Assinaturas entregam relatórios automaticamente sem ação do usuário:

As assinaturas padrão enviam relatórios para uma lista de endereços de e-mail de acordo com uma programação (diária, semanal, mensal, baseada em eventos). Cada destinatário recebe o mesmo relatório.

As assinaturas baseadas em dados usam um conjunto de dados para determinar destinatários e valores de parâmetros. Um relatório semanal de vendas enviado aos gerentes regionais, onde cada gerente recebe apenas os dados de sua região, utiliza uma assinatura baseada em dados com:

• Um conjunto de dados contendo endereços de e-mail de gerentes e seus códigos de região
• Parâmetros mapeados do conjunto de dados (Região = [RegionCode] da linha do conjunto de dados)
• Cada gestor recebe automaticamente um relatório personalizado para sua região

As assinaturas baseadas em dados exigem o Power BI Premium.

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Perguntas frequentes

Os relatórios paginados exigem o Power BI Premium?

Sim. Os relatórios paginados devem ser publicados e renderizados em um workspace do Power BI Premium (Premium por capacidade, Premium por usuário ou Microsoft Fabric F64+). Eles não podem ser hospedados em um espaço de trabalho somente Pro. A visualização de relatórios paginados compartilhados pode exigir uma licença Premium por usuário, dependendo da configuração do espaço de trabalho. O Power BI Report Builder (a ferramenta de autoria) pode ser baixado e usado gratuitamente para desenvolvimento.

Qual é a diferença entre relatórios paginados e relatórios normais do Power BI?

Os relatórios regulares do Power BI são interativos — integrados ao Power BI Desktop, projetados para exploração com segmentações de dados e interações visuais. Os relatórios paginados são orientados a documentos – criados no Power BI Report Builder, projetados para impressão, exportação e saída estruturada. Os relatórios interativos funcionam melhor para painéis e análises de autoatendimento. Os relatórios paginados funcionam melhor para demonstrações financeiras, faturas, registros regulatórios e qualquer relatório que deva ser impresso corretamente ou exportado de acordo com especificações exatas.

Os relatórios paginados podem se conectar a um modelo semântico do Power BI?

Sim. Usando o tipo de fonte de dados "Conjunto de dados do Power BI", os relatórios paginados se conectam aos modelos semânticos publicados do Power BI e os consultam usando o DAX. Isso permite que os relatórios paginados usem as mesmas medidas, hierarquias e segurança controladas (incluindo segurança em nível de linha) que os relatórios interativos, garantindo a consistência entre os dois tipos de relatório. Esta é a abordagem recomendada para organizações com modelos semânticos estabelecidos.

Como faço para converter um relatório SSRS em relatórios paginados do Power BI?

Os relatórios paginados do Power BI usam o mesmo formato RDL do SSRS, portanto, a maioria dos relatórios do SSRS pode ser publicada no Power BI alterando as conexões da fonte de dados. Os tipos de fontes de dados com suporte no SSRS, mas não no Power BI (como Analysis Services em determinadas configurações ou alguns drivers ODBC mais antigos) podem exigir reconfiguração. O layout do relatório, as expressões, o agrupamento e a maior parte da formatação funcionam de forma idêntica. Carregue o arquivo .rdl em um espaço de trabalho Premium para testar a compatibilidade.

Os relatórios paginados podem ser incorporados em aplicativos personalizados?

Sim. O Power BI Embedded oferece suporte a relatórios paginados usando o mesmo token incorporado e abordagem de incorporação de iframe dos relatórios interativos. Isso permite que aplicativos personalizados (portais de clientes, complementos de ERP, SharePoint) renderizem relatórios paginados para seus usuários. Os relatórios incorporados podem aceitar valores de parâmetros do aplicativo, permitindo experiências de relatórios personalizados sem interação do usuário com prompts de parâmetros.

Como lidar com grandes conjuntos de dados em relatórios paginados?

Os relatórios paginados lidam bem com grandes conjuntos de dados porque renderizam o lado do servidor e paginam a saída, ao contrário dos relatórios interativos do Power BI que carregam todos os dados no navegador. Um relatório paginado com 500.000 linhas gera páginas à medida que o usuário navega, e não todas de uma vez. Para conjuntos de dados muito grandes, a paginação com parâmetros especificados pelo usuário (intervalos de datas, filtros de entidade) é altamente recomendada para manter os tempos de renderização abaixo de 30 segundos. Conexões SQL diretas com consultas parametrizadas eficientes são mais apropriadas do que conjuntos de dados de importação na memória para relatórios paginados de linhas grandes.

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Próximas etapas

Os relatórios paginados preenchem uma lacuna crítica na capacidade do Power BI – fornecendo relatórios perfeitos, prontos para impressão e entregues por assinatura, dos quais as equipes operacionais e financeiras dependem. A tecnologia está madura, as ferramentas são gratuitas e a integração com a camada semântica do Power BI garante consistência com suas análises interativas.

Os serviços de desenvolvimento de painel do Power BI da ECOSIRE incluem design e implementação de relatórios paginados, configuração de assinatura baseada em dados e integração com modelos semânticos existentes do Power BI. Entre em contato conosco para discutir seus requisitos de relatórios formatados.