Odoo ERP für britische Unternehmen: Steuern digitalisieren, Mehrwertsteuer- und HMRC-Konformität einhalten

Egal, ob Sie ein Einzelhandelsunternehmen in London, ein Hersteller in den Midlands, ein Bauunternehmen im Norden, ein Technologie-Startup in Edinburgh oder ein professionelles Dienstleistungsunternehmen irgendwo im Vereinigten Königreich sind, dieser Leitfaden deckt alles ab, was Sie zur Implementierung von Odoo ERP für vollständige HMRC-Konformität benötigen.

Wichtige Erkenntnisse

• Die Einführung von Tax Digital (MTD) für die Mehrwertsteuer ist für ALLE umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen obligatorisch – Odoo ist MTD-kompatibel
• Im Vereinigten Königreich gibt es drei Mehrwertsteuersätze: 20 % Standard, 5 % ermäßigt und 0 % ohne Steuersatz sowie steuerbefreite Kategorien
• PAYE RTI erfordert die Echtzeitmeldung aller Lohn- und Gehaltsabrechnungen an HMRC über Full Payment Submissions (FPS).
• Die Rente mit automatischer Einschreibung erfordert einen Gesamtbeitrag von mindestens 8 % (5 % Arbeitnehmer + 3 % Arbeitgeber).
• CIS (Construction Industry Scheme) verlangt von Auftragnehmern, die Zahlungen von Subunternehmern zu überprüfen und von ihnen abzuziehen – MTD für Income Tax Self Assessment (ITSA) wird für Einzelunternehmer und Vermieter eingeführt
• Odoo unterstützt den britischen Kontenplan im Einklang mit UK GAAP (FRS 102)

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Britisches Geschäftsumfeld

Marktkontext

Warum sich britische Unternehmen für Odoo entscheiden

Die fortschreitende Digitalisierung der Steuerverwaltung im Vereinigten Königreich durch MTD schafft einen klaren Bedarf an ERP-Systemen, die digitale Aufzeichnungen durchgängig verwalten und Steuererklärungen elektronisch einreichen. Die modulare Architektur von Odoo sorgt in Kombination mit der HMRC-zugelassenen MTD-Kompatibilität für Compliance und behält gleichzeitig die Flexibilität und Kosteneffizienz bei, die britische KMU fordern. Die Möglichkeit, Mehrwertsteuer, PAYE RTI, automatische Registrierung, CIS und Companies House-Berichte über eine einzige Plattform abzuwickeln, ist ein erheblicher Vorteil gegenüber der Zusammenstellung separater Software für jede Verpflichtung.

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Tax Digital (MTD) für die Mehrwertsteuer machen

MTD-Anforderungen

MTD für die Mehrwertsteuer verlangt von allen umsatzsteuerlich registrierten Unternehmen Folgendes:

1. Digitale Aufzeichnungen führen – Mehrwertsteueraufzeichnungen müssen digital geführt werden (nicht auf Papier oder in Tabellenkalkulationen).
2. Kompatible Software verwenden – Mehrwertsteuererklärungen müssen über MTD-kompatible Software eingereicht werden
3. Aufrechterhaltung digitaler Verbindungen – Daten müssen digital zwischen Systemen fließen, ohne dass eine manuelle Neueingabe erforderlich ist
4. Vierteljährlich einreichen – vierteljährliche Standard-Mehrwertsteuererklärungen über die MTD-API

Odoo MTD MwSt.-Konfiguration

Odoo ist als MTD-kompatible Software für Umsatzsteuer-Einreichungen anerkannt:

Einrichtungsschritte:

1. Registrieren Sie sich für MTD im HMRC Government Gateway
2. Autorisieren Sie Odoo, auf Ihr MTD-Konto zuzugreifen (OAuth 2.0)
3. Konfigurieren Sie Ihren Mehrwertsteuerzeitraum (vierteljährliche/monatliche/jährliche Abrechnung)
4. Ordnen Sie Odoo-Steuercodes den MTD-Mehrwertsteuererklärungsfeldern zu
5. Senden Sie Umsatzsteuererklärungen direkt von Odoo an HMRC

MwSt.-Erklärung (9-Box-Erklärung)

Odoo generiert die standardmäßige britische Umsatzsteuererklärung:

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UK-Mehrwertsteuerkonfiguration

Struktur des Mehrwertsteuersatzes

Besondere Mehrwertsteuerregelungen

Odoo unterstützt mehrere von der HMRC genehmigte Mehrwertsteuersysteme:

Flatrate-System (FRS):

• Für Unternehmen mit einem Umsatz < 150.000 GBP (exkl. MwSt.)
• Erheben Sie die Mehrwertsteuer in Höhe von 20 %, zahlen Sie der HMRC jedoch je nach Handelssektor einen niedrigeren Pauschalsatz
• Weniger Verwaltungsaufwand, feste Zinssätze liegen zwischen 4 % und 16,5 %
• Odoo verfolgt FRS-Prozentsätze und berechnet die zu zahlende Mehrwertsteuer

Bargeldabrechnungssystem:

• Ermitteln Sie die Mehrwertsteuer anhand der erhaltenen/ausgeführten Zahlungen und nicht anhand des Rechnungsdatums
• Verfügbar für Unternehmen mit einem Umsatz < 1,35 Mio. GBP
• Odoo kann für die Umsatzsteuerberichterstattung auf Bargeldbasis konfiguriert werden

Jahresabrechnungsschema:

• Reichen Sie eine Umsatzsteuererklärung pro Jahr statt vierteljährlich ein
• Zwischenzahlungen basierend auf der geschätzten Verbindlichkeit leisten
• Odoo unterstützt die Konfiguration des jährlichen Mehrwertsteuerzeitraums

Reverse Charge

Nach dem Brexit wendet das Vereinigte Königreich die inländische Umkehrung der Steuerschuldnerschaft an auf:

• Baudienstleistungen (Inland CIS Reverse Charge)
• Bestimmte Großhandelslieferungen von Elektronikartikeln, Gas und Strom
• Importierte Dienste (aus jedem Land)

Odoo wickelt die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ab, indem es sowohl Ausgangs- als auch Eingangsumsatzsteuereinträge erstellt, was zu einem Nettoumsatzsteuereffekt von Null führt und die Lieferung in den richtigen Feldern ausgewiesen wird.

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PAYE und Gehaltsabrechnung

Einkommensteuersätze (England, Wales, NI – 2025/26)

Persönliche Freibetragsreduzierung: verringert sich um 1 GBP für jeweils 2 GBP Einkommen über 100.000 GBP und erreicht bei 125.140 GBP den Nullpunkt.

Schottische Einkommensteuersätze (2025/26)

Schottland hat seine eigenen Einkommensteuersätze:

Odoo wendet die korrekten Steuersätze basierend auf dem Steuerkennzeichen des Mitarbeiters an (S-Präfix für Schottisch, C für Walisisch).

Sozialversicherungsbeiträge (NICs)

Mitarbeiter-NICs der Klasse 1 (2025/26):

Arbeitgeber-NICs der Klasse 1:

Beschäftigungsbeihilfe: Arbeitgeber können bis zu 10.500 GBP pro Jahr gegen die NIC-Haftung ihres Arbeitgebers geltend machen (wenn die Gesamtzahl der NICs im Vorjahr < 100.000 GBP betrug).

RTI (Echtzeitinformationen)

HMRC verlangt von Arbeitgebern, Gehaltsabrechnungsinformationen in Echtzeit zu melden:

Vollständige Zahlungsübermittlung (FPS):

• Eingereicht am oder vor jedem Zahltag
• Enthält: Mitarbeiterdaten, Gehalt, Steuern, NICs, Abzüge von Studentendarlehen, Rentenbeiträge
• Odoo generiert und übermittelt FPS über die RTI-API direkt an HMRC

Zusammenfassung der Arbeitgeberzahlungen (EPS):

• Monatliche Einreichungsberichte: Ansprüche auf Arbeitslosengeld, erlittene CIS-Abzüge, eingezogene gesetzliche Zahlungen, Ausbildungsabgabe
• Fällig bis zum 19. des Folgemonats

Update zum Vorjahr (EYU):

• Korrekturen zu früheren Steuerjahren
• Odoo generiert EYU-Anträge für Änderungen

Gehaltsabrechnungskomponenten

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Renten mit automatischer Anmeldung

Anforderungen

Alle Arbeitgeber im Vereinigten Königreich müssen berechtigte Arbeitnehmer automatisch in eine qualifizierte Betriebsrente einschreiben:

Berechtigte Stelleninhaber:

• Im Alter von 22 Jahren bis zum gesetzlichen Rentenalter
• Verdienst über 10.000 GBP/Jahr
• Arbeiten im Vereinigten Königreich

Mindestbeiträge (auf qualifizierendes Einkommen 6.240 GBP – 50.270 GBP):

Automatische Odoo-Registrierung

Odoo kümmert sich um die Einhaltung der automatischen Registrierung:

1. Bewertung – bewertet automatisch die Anspruchsberechtigung jedes Arbeitnehmers in jedem Lohnzeitraum
2. Einschreibung – meldet berechtigte Stelleninhaber an und stellt Beitrittsschreiben aus
3. Opt-out – verarbeitet Opt-out-Anfragen innerhalb des Opt-out-Fensters (1 Monat)
4. Neuanmeldung – alle 3 Jahre werden ausgeschiedene Arbeitnehmer automatisch neu angemeldet
5. Beitragsberechnung – berechnet Arbeitnehmer- und Arbeitgeberbeiträge
6. Integration von Rentenanbietern – generiert Beitragsdateien für NEST, The People's Pension, Smart Pension oder andere qualifizierende Systeme
7. Konformitätserklärung – Daten für die Erklärung des Pensions Regulator (TPR).

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Construction Industry Scheme (CIS)

CIS-Übersicht

Das CIS gilt für Unternehmer und Subunternehmer im Baugewerbe:

Auftragnehmer müssen:

• Überprüfen Sie Subunternehmer beim HMRC, bevor Sie Zahlungen leisten
• Ziehen Sie CIS zum entsprechenden Satz von Zahlungen ab
• Reichen Sie monatliche CIS-Erklärungen an HMRC ein (bis zum 19. des Folgemonats)
• Zahlungs- und Abzugsabrechnungen an Subunternehmer ausstellen

Abzugssätze:

Odoo CIS-Konfiguration

1. Verifizierung von Subunternehmern – Odoo kann HMRC-Verifizierungsanfragen initiieren
2. Automatischer Abzug – CIS wird zum überprüften Satz von den Rechnungen der Subunternehmer abgezogen
3. CIS-Rückgabegenerierung – monatliche Rückgaben, die für die HMRC-Einreichung generiert werden
4. Zahlungsabrechnungen – jedem Subunternehmer ausgestellte Abzugsabrechnungen
5. CIS erlitten – bei Auftragnehmern, die auch Subunternehmer sind, werden erlittene CIS-Abzüge nachverfolgt und mit der PAYE/NIC-Haftung verrechnet

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Körperschaftssteuer- und Gesellschaftshaus

Körperschaftssteuer

Die britische Körperschaftssteuer wird von der HMRC verwaltet:

Verbundene Unternehmen: Schwellenwerte werden durch die Anzahl der verbundenen Unternehmen geteilt.

Odoo verfolgt die Körperschaftssteuer durch:

• Vierteljährliche Ratenzahlungen (für große Unternehmen)
• Kapitalzulagen (jährlicher Investitionszuschuss, Abschreibungszuschüsse)
• Steuergutschriften für Forschung und Entwicklung (für anrechenbare Ausgaben)
• Vor- und Rücktrag von Handelsverlusten

Companies House-Einreichung

Odoo generiert Daten für die jährlichen Einreichungen bei Companies House:

• Bestätigungserklärung – jährliche Bestätigung der Unternehmensdetails
• Jahresabschlüsse – Mikro-, Klein-, Mittel- oder Vollkonten (abhängig von der Unternehmensgröße)
• FRS 102-Konformität – Jahresabschlüsse im Einklang mit UK GAAP

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Überlegungen zur Implementierung

Typische Zeitleiste

Wichtige Erfolgsfaktoren

1. Registrieren Sie sich zuerst für MTD – stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen für MTD auf dem Government Gateway registriert ist und autorisieren Sie Odoo vor der Konfiguration
2. Wählen Sie das Mehrwertsteuersystem mit Bedacht aus – Flatrate, Cash Accounting oder Standard; Dies betrifft die gesamte Mehrwertsteuerkonfiguration
3. Steuercodes richtig eingeben – Die Steuercodes der Mitarbeiter von HMRC (P45/Starter-Checkliste) müssen für eine genaue PAYE korrekt eingegeben werden
4. Automatische Anmeldung vom ersten Tag an – Konfigurieren Sie die automatische Rentenanmeldung vor dem ersten Lohn- und Gehaltsabrechnungslauf
5. Zeitpunkt der CIS-Überprüfung – Die Überprüfung des Subunternehmers muss vor der ersten Zahlung erfolgen; Integrieren Sie dies in die Beschaffungsabläufe

Datenschutz

Die britische DSGVO (britische Version der EU-Datenschutz-Grundverordnung) erfordert:

• Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von Mitarbeiter- und Kundendaten
• Richtlinien zur Datenaufbewahrung im Einklang mit den HMRC-Anforderungen (6 Jahre für die meisten Datensätze)
• DSAR-Funktion (Data Subject Access Request).
• Datenschutzhinweise für Mitarbeiter und Kunden
• Datenschutz-Folgenabschätzungen für Verarbeitungen mit hohem Risiko

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Häufig gestellte Fragen

Ist Odoo mit „Making Tax Digital for VAT“ der HMRC kompatibel?

Ja, Odoo ist eine MTD-kompatible Software, die Umsatzsteuererklärungen über die MTD-API direkt an HMRC übermitteln kann. Das System verwaltet digitale Aufzeichnungen aller Transaktionen, erstellt die 9-Felder-Mehrwertsteuererklärung und übermittelt sie elektronisch an HMRC. Dies erfüllt die drei zentralen MTD-Anforderungen: digitale Aufzeichnungen, kompatible Software und digitale Verknüpfungen zwischen Daten.

Wie verarbeitet Odoo die Übermittlung von PAYE Real Time Information (RTI)?

Odoo generiert Full Payment Submissions (FPS), die an oder vor jedem Zahltag an HMRC gesendet werden. Der FPS enthält Mitarbeiterdaten, Bruttolohn, abgezogene Steuern, NICs, Studiendarlehensabzüge, Rentenbeiträge und gesetzliche Zahlungen. Das System generiert außerdem Arbeitgeberzahlungszusammenfassungen (EPS) für die monatliche Berichterstattung über Anträge auf Arbeitslosengeld und andere Anpassungen.

Kann Odoo die Einhaltung der automatischen Rentenanmeldung verwalten?

Ja, Odoo kümmert sich um den gesamten Lebenszyklus der automatischen Anmeldung: Beurteilung der Anspruchsberechtigung des Arbeitnehmers in jeder Lohnperiode, Anmeldung berechtigter Stelleninhaber, Berechnung der Beiträge zu qualifizierenden Einkünften, Bearbeitung von Abmeldeanträgen, Erstellung von Beitragsdateien für Rententräger (NEST, People's Pension usw.) und Verwaltung des dreijährigen Wiederanmeldungszyklus. Es stellt die Daten bereit, die für die Konformitätserklärung gegenüber der Rentenaufsichtsbehörde erforderlich sind.

Unterstützt Odoo das Construction Industry Scheme (CIS)?

Die UK-Lokalisierung von Odoo umfasst CIS-Unterstützung. Auftragnehmer können Subunternehmer beim HMRC überprüfen, den korrekten Abzugssatz (0 %, 20 % oder 30 %) anwenden, monatliche CIS-Erklärungen für die HMRC-Einreichung erstellen und Zahlungs- und Abzugserklärungen an Subunternehmer ausstellen. Bei Unternehmen, die sowohl Auftragnehmer als auch Subunternehmer sind, werden erlittene CIS-Abzüge erfasst und mit der PAYE/NIC-Verbindlichkeit des Arbeitgebers verrechnet.

Wie geht Odoo mit schottischen Einkommenssteuersätzen um?

Odoo wendet automatisch schottische Einkommensteuersätze an, wenn ein Mitarbeiter über eine schottische Steuernummer verfügt (gekennzeichnet durch das Präfix S, z. B. S1257L). Das System verwendet die schottischen Tarife „Starter“, „Basic“, „Intermediate“, „Higher“, „Advanced“ und „Top“ anstelle der Tarife im übrigen Vereinigten Königreich. Für walisische Steuerkennzeichen (Präfix C) gelten die gleichen Steuersätze wie für England und Nordirland, sie werden jedoch zu statistischen Zwecken separat erfasst.

Kann Odoo Jahresabschlüsse für die Einreichung bei Companies House erstellen?

Odoo erstellt Abschlüsse im Einklang mit UK GAAP (FRS 102). Das System erstellt Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen sowie Anmerkungen zu den Konten in den Formaten, die für die Einreichung bei Companies House erforderlich sind. Je nach Unternehmensgrößenklassifizierung können Kleinstunternehmenskonten (FRS 105), Kurzkonten für Kleinunternehmen und Vollkonten erstellt werden.

Wie geht Odoo mit Abzügen von Studiendarlehen um?

Odoo berechnet die Abzüge von Studentendarlehen basierend auf dem Plantyp des Mitarbeiters: Plan 1 (Darlehen vor 2012, 9 % auf Verdienste über 22.015 GBP), Plan 2 (nach 2012, 9 % über 27.295 GBP), Plan 4 (schottisch, 9 % über 27.660 GBP) und Plan 5 (Postgraduiertendarlehen, 6 % über 21.000 GBP). Es können mehrere Plantypen gleichzeitig gelten. Die Abzüge werden in der FPS-Einreichung an die HMRC gemeldet.

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Erste Schritte mit Odoo in Großbritannien

Das britische Programm „Making Tax Digital“, die RTI-Gehaltsabrechnung, die automatische Rentenanmeldung und die CIS-Anforderungen schaffen eine digitale Compliance-Landschaft, in der Ihr ERP nahtlos in HMRC, Rentenanbieter und Companies House integriert werden muss. Odoo bietet diese Integration über seine UK-Lokalisierungsmodule und bietet MTD-kompatible Mehrwertsteuer, RTI-Gehaltsabrechnung und umfassende Compliance auf einer einzigen, kostengünstigen Plattform.

ECOSIRE verfügt über umfangreiche Erfahrung bei der Implementierung von Odoo für britische Unternehmen in den Bereichen Fertigung, Bauwesen, Einzelhandel, professionelle Dienstleistungen und Technologie. Wir verstehen die Compliance-Anforderungen des HMRC, die Komplexität der Gehaltsabrechnung im Vereinigten Königreich und die betrieblichen Anforderungen von Unternehmen in England, Schottland, Wales und Nordirland.

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