So wählen Sie ein ERP-System aus: 7-stufiger Entscheidungsrahmen

Wichtige Erkenntnisse

• Beginnen Sie mit Geschäftsanforderungen, nicht mit Anbieterdemos. Wenn Sie Ihre Anforderungen kennen, bevor Sie Lösungen sehen, wird verhindert, dass Funktionen verkauft werden, die Sie nicht benötigen
• Erstellen Sie eine gewichtete Bewertungsmatrix mit 40–60 Kriterien für Funktionalität, Technologie, Kosten und Anbieterfähigkeit
• Nehmen Sie mindestens 5 Anbieter in Ihre Longlist auf und beschränken Sie diese für eine detaillierte Bewertung auf 3
• Demo-Bewertungen sollten Ihre realen Geschäftsszenarien verwenden, nicht das vorgefertigte Demo-Skript des Anbieters
• Die Gesamtbetriebskosten über 5 Jahre sind wichtiger als die Lizenzkosten für das erste Jahr – Implementierung, Anpassung und fortlaufender Support dominieren die Gesamtbetriebskosten
• Referenzprüfungen bei Unternehmen, die Ihrem ähnlich sind, zeigen, was Demos verbergen
• Verhandeln Sie vor der Unterzeichnung – ERP-Anbieter erwarten Verhandlungen und verfügen über erhebliche Preisflexibilität

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Schritt 1: Bedarfsermittlung (Woche 1–3)

Geschäftsprozessdokumentation

Bevor Sie sich an einen ERP-Anbieter wenden, dokumentieren Sie, wie Ihr Unternehmen heute funktioniert und wie es in drei bis fünf Jahren funktionieren soll.

Tagesordnung des Prozessmapping-Workshops:

Antworten Sie für jede Abteilung (Finanzen, Vertrieb, Betrieb, Personalwesen usw.):

1. Welche 5–10 Kernprozesse führen Sie täglich durch?
2. Welche Prozesse sind manuell und sollten automatisiert werden?
3. Wo scheitert die Informationsübergabe zwischen den Abteilungen?
4. Welche Berichte benötigen Sie, die Sie heute nicht erstellen können?
5. Welche Compliance- oder behördlichen Anforderungen betreffen diese Abteilung?
6. Wie viele Personen führen jeden Prozess durch?
7. Was sind die Spitzenvolumenzeiten?

Anforderungskategorien

Organisieren Sie Anforderungen in vier Ebenen:

Typische Anforderungsbereiche:

• Finanzmanagement: Hauptbuch, Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung, Bankabstimmung, mehrere Währungen, Konsolidierung mehrerer Unternehmen, Budgetierung, Anlagevermögen, Steuerverwaltung
• Vertrieb und CRM: Lead-Management, Opportunity-Tracking, Angebote, Kundenaufträge, Provisionsverfolgung, Kundenportal
• Einkauf: Bestellungen, Lieferantenverwaltung, Drei-Wege-Abgleich, Genehmigungsworkflows, Rahmenbestellungen
• Inventur: Mehrere Lager, Chargen-/Serienverfolgung, Barcode-Scannen, Nachbestellungsregeln, Zykluszählung, Einstandskosten
• Fertigung: Stücklisten, Arbeitsaufträge, Arbeitspläne, Qualitätskontrolle, Fertigungskontrolle, MRP
• Personalwesen: Mitarbeiterakten, Urlaubsverwaltung, Gehaltsabrechnung, Personalbeschaffung, Leistungsbeurteilungen, Kostenmanagement
• Projektmanagement: Aufgabenverfolgung, Ressourcenzuweisung, Zeiterfassung, Projektabrechnung, Gantt-Diagramme
• Berichte und Analysen: Standard-Finanzberichte, benutzerdefinierter Berichtsersteller, Dashboards, Datenexport, BI-Integration
• Technisch: Cloud-/On-Premise-Bereitstellung, API-Verfügbarkeit, mobiler Zugriff, SSO, rollenbasierte Sicherheit, Audit-Trails, Datenverschlüsselung

Anforderungsdokumentvorlage

Dokumentieren Sie für jede Anforderung Folgendes:

• Anforderungs-ID: REQ-FIN-001
• Kategorie: Finanzmanagement
• Beschreibung: Das System muss Transaktionen in mehreren Währungen mit automatischen Wechselkursaktualisierungen unterstützen
• Priorität: Muss vorhanden sein
• Aktueller Stand: Manuelle Umrechnung in Excel unter Verwendung täglicher Wechselkurse von der Website der Bank
• Gewünschter Zustand: Automatische Umrechnung zum Transaktionszeitpunkt unter Verwendung von Live-Wechselkursen mit Gewinn-/Verlustberechnung
• Stakeholder: Finanzcontroller
• Akzeptanzkriterien: Das System demonstriert die Erstellung von Rechnungen in mehreren Währungen mit Echtzeit-Kurssuche und automatischer Gewinn-/Verlustbuchung

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Schritt 2: Lieferanten-Longlist (Woche 3–4)

Auswahlkriterien für das Erstscreening

Beginnen Sie mit 8–12 Anbietern und beschränken Sie sich für eine detaillierte Bewertung auf 5–6. Erste Screening-Kriterien:

Wichtige ERP-Anbieter nach Segment

Longlist-Bewertungsmatrix

Bewerten Sie jeden Anbieter anhand der ersten Kriterien mit 1–5:

Die Top-5–6-Scorer gelangen zur detaillierten Bewertung.

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Schritt 3: Demo-Bewertung (Woche 5–8)

Effektive Demos vorbereiten

Der größte Fehler bei der ERP-Auswahl besteht darin, Anbieter ihre Standarddemo ausführen zu lassen. Standarddemos zeigen das System von seiner besten Seite, mit perfekten Daten, im bevorzugten Workflow des Anbieters.

Erstellen Sie stattdessen ein Demo-Skript basierend auf Ihrem Unternehmen:

1. Stellen Sie Lieferanten Beispieldaten aus Ihrem Unternehmen zur Verfügung (bei Bedarf bereinigt)
2. Definieren Sie 5–8 End-to-End-Szenarien, die Ihre Kernprozesse abbilden
3. Berücksichtigen Sie mindestens ein Szenario, von dem Sie wissen, dass es in Ihrem Unternehmen komplex ist
4. Bitten Sie die Anbieter, Ihre Szenarien zu demonstrieren, nicht ihre

Beispiele für Demo-Szenarien

Szenario 1: Quote to Cash

• Erstellen Sie ein Angebot für Kunde X mit 5 Positionen, einschließlich Rabatt
• Wandeln Sie das Angebot in einen Kundenauftrag um
• Zeigen Sie die Lagerreservierung oder Verfügbarkeitsprüfung an
• Rechnung erstellen und versenden
• Erfassen Sie eine Teilzahlung
• Zeigen Sie den Bericht über gealterte Forderungen an, der den offenen Saldo widerspiegelt

Szenario 2: Procure-to-Pay

• Erstellen Sie eine Bestellung für Lieferant Y mit Genehmigungsweiterleitung
• Teillieferung erhalten (3 von 5 Artikeln)
• Ordnen Sie die Lieferantenrechnung der Bestellung und dem Beleg zu
• Identifizieren Sie die Diskrepanz (Preisunterschied bei 1 Artikel)
• Zahlung mit Skonto abwickeln
• Zeigen Sie den AP-Alterungsbericht an

Szenario 3: Monatsabschluss

• Führen Sie eine Bankabstimmung durch
• Buchen Sie Rückstellungen und Vorauszahlungen
• Testguthaben erstellen
• Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz
• Zeigen Sie den Prüfpfad für jeden angepassten Eintrag an

Demo-Bewertungsvorlage

Bewerten Sie jede Demo anhand einer standardisierten Skala. Beziehen Sie Gutachter aus jeder Abteilung ein.

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Schritt 4: Referenzprüfungen (Woche 8–9)

Warum Referenzen wichtig sind

Demoumgebungen werden kontrolliert. Bei Produktionsbereitstellungen ist dies nicht der Fall. Referenzprüfungen zeigen:

• Wie lange hat die Umsetzung tatsächlich im Vergleich zum angegebenen Zeitrahmen gedauert?
• Welche unerwarteten Kosten sind während und nach der Implementierung entstanden? – Wie reaktionsschnell das Support-Team des Anbieters nach dem Go-Live ist
• Welche Funktionen funktionieren in der Praxis gut und welche sind fehlerhaft oder unvollständig?
• Was der Verkäufer Ihnen während des Verkaufsprozesses nicht sagen würde

Fragen zur Referenzprüfung

Stellen Sie jeder Referenz diese Fragen:

Implementierungserfahrung:

1. Wie lange hat die Umsetzung gedauert? Liegt es im Zeitplan und im Budget?
2. Was waren die größten Herausforderungen bei der Umsetzung?
3. Benötigen Sie mehr Anpassungen als ursprünglich erwartet?
4. Wie würden Sie die Kompetenz des Implementierungspartners bewerten (1–10)?

Täglicher Gebrauch: 5. Wie hat sich das ERP auf Ihren täglichen Betrieb ausgewirkt? Was hat sich am meisten verbessert? 6. Was ist die größte Frustration Ihrer Benutzer über das System? 7. Wie entspricht die Berichtsleistung Ihren Erwartungen? 8. Wie intuitiv ist das System für neue Mitarbeiter zu erlernen?

Lieferantenbeziehung: 9. Wie reaktionsschnell ist das Support-Team des Anbieters? Wie lange dauert es durchschnittlich, ein Ticket zu lösen? 10. Wie funktionieren Upgrades? Haben Upgrades Anpassungen beschädigt? 11. Sind bei Ihnen erhebliche Ausfallzeiten oder Datenprobleme aufgetreten? 12. Wenn Sie jetzt wissen, was Sie wissen, würden Sie sich wieder für diesen Anbieter entscheiden?

Referenzauswahlkriterien

Fordern Sie Referenzen an, die zu Ihrem Profil passen:

• Gleiche Branche
• Ähnliche Unternehmensgröße (Mitarbeiterzahl und Umsatz)
• Ähnlicher Modulsatz
• Seit mindestens 12 Monaten in Produktion
• Idealerweise in Ihrer geografischen Region

Warnhinweis: Wenn ein Anbieter nicht drei Referenzen bereitstellen kann, die zu Ihrem Profil passen, mangelt es ihm möglicherweise an Erfahrung in Ihrem Segment.

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Schritt 5: Gesamtbetriebskostenanalyse (Woche 9–11)

TCO-Komponenten

Die ERP-Kosten gehen weit über die Lizenzgebühr hinaus. Eine umfassende 5-Jahres-TCO-Analyse umfasst:

TCO-Vergleichsbeispiel

Versteckte Kosten, auf die Sie achten sollten

• Preise pro Modul: Einige Anbieter berechnen pro Modul, was sich mit zunehmendem Wachstum summiert
• API-Aufruflimits: Cloud-Anbieter können für API-Aufrufe, die einen bestimmten Schwellenwert überschreiten, Gebühren erheben
• Speicherlimits: Zusätzliche Gebühren für Datenbankspeicher, Dateispeicher oder Transaktionsvolumen
• Zuschläge für Benutzerstufen: Unterschiedliche Preise für „vollständige“ und „eingeschränkte“ Benutzer
• Upgrade-Arbeit: Die Kosten für das Testen und Anwenden von Anbieter-Updates auf Ihr individuelles System
• Gebühren für den Datenexport: Einige Anbieter erheben Gebühren für den Export Ihrer eigenen Daten, wenn Sie das Unternehmen verlassen
• Vertragsgleitklauseln: Jährliche Preiserhöhungen in Mehrjahresverträgen integriert

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Schritt 6: Vertragsverhandlung (Woche 11–13)

Hebelpunkte bei Verhandlungen

ERP-Anbieter erwarten Verhandlungen. Ihr Erstangebot weist in der Regel eine Flexibilität von 15–30 % auf. Ihr Hebel erhöht sich mit:

• Mehrjährige Bindung: Bieten Sie einen 3-Jahres-Vertrag gegen einen günstigeren Jahrespreis an
• Timing: Anbieter haben vierteljährliche und jährliche Ziele – der Kauf am Quartalsende führt zu besseren Angeboten
• Volumen: Bei größeren Benutzerzahlen besteht mehr Spielraum für Rabatte pro Benutzer
• Konkurrenzfähige Angebote: Der Nachweis, dass Sie eine wettbewerbsfähige Alternative haben, schafft Dringlichkeit
• Phasenweise Bereitstellung: Durch die Verpflichtung zu zusätzlichen Modulen im zweiten Jahr können Rabatte für das erste Jahr freigeschaltet werden

Vertragscheckliste

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Schritt 7: Auswahl des Implementierungspartners (Woche 12–14)

Warum der Partner wichtiger ist als die Software

Der Implementierungspartner hat mehr Einfluss auf Ihren ERP-Erfolg als die Software selbst. Ein großartiger Partner sorgt dafür, dass ein adäquates Produkt gut funktioniert. Ein schlechter Partner lässt das beste Produkt scheitern.

Partnerbewertungskriterien

Warnsignale bei der Partnerauswahl

• Der Partner kann keine Referenzen in Ihrer Branche vorlegen
• Partner schlägt einen Zeitrahmen vor, der deutlich kürzer ist als der der Wettbewerber (wahrscheinlich Unterschreitung)
• Der Partner besteht auf einer Zeit- und Materialpreisgestaltung ohne Kostenobergrenze
• Wichtige Berater, die Ihrem Projekt zugewiesen sind, werden gleichzeitig auch anderen Projekten zugewiesen
• Der Partner hat keine definierte Implementierungsmethodik
• Partner weist Ihre Bedenken hinsichtlich spezifischer Anforderungen zurück („das wird einfach sein“, ohne Details)

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Entscheidungsmatrix: Alles zusammenbringen

Nachdem Sie alle sieben Schritte abgeschlossen haben, konsolidieren Sie Ihre Erkenntnisse in einer endgültigen Entscheidungsmatrix:

Der Anbieter mit der höchsten Bewertung ist Ihre empfohlene Wahl. Wenn zwei Anbieter innerhalb von 5 Punkten liegen, nutzen Sie Ihr Bauchgefühl hinsichtlich der kulturellen Eignung und der Partnerbeziehung als entscheidenden Faktor.

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Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert der vollständige ERP-Auswahlprozess?

Der siebenstufige Rahmen dauert 12–16 Wochen vom Kickoff bis zur endgültigen Entscheidung. Dieser Zeitrahmen kann für kleine Unternehmen mit einfacheren Anforderungen auf 8 bis 10 Wochen verkürzt oder für große Unternehmen, die komplexe Implementierungen in mehreren Ländern evaluieren, auf 20 bis 24 Wochen verlängert werden.

Sollten wir einen Berater beauftragen, der uns bei der ERP-Auswahl hilft?

Für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern und einfachen Anforderungen reicht der Rahmen in diesem Leitfaden für eine selbstgesteuerte Auswahl aus. Für größere Unternehmen bietet ein unabhängiger ERP-Auswahlberater (nicht mit einem Anbieter verbunden) objektive Beratung, tiefere Marktkenntnisse und Verhandlungsvorteile. Rechnen Sie mit Kosten zwischen 10.000 und 50.000 US-Dollar für die Auswahlberatung.

Wie viele Anbieter sollten wir bewerten?

Beginnen Sie mit 8–12 auf Ihrer Longlist, beschränken Sie sich für die erste Überprüfung auf 5–6 und führen Sie vollständige Demos mit 3 Anbietern durch. Die detaillierte Bewertung von mehr als drei Punkten führt zu Entscheidungsmüdigkeit und verzögerten Zeitplänen. Die Bewertung von weniger als 3 verringert Ihren Verhandlungsspielraum und Ihre Vergleichsqualität.

Was ist der größte Fehler, den Unternehmen bei der Auswahl eines ERP machen?

Die Auswahl basiert auf der Demo und nicht auf Referenzprüfungen. Demos sind kontrollierte Umgebungen, die die Software von ihrer besten Seite zeigen. Referenzprüfungen offenbaren die alltägliche Realität: Fehler, Reaktionsfähigkeit des Supports, Schwierigkeiten bei Upgrades und Funktionen, die in Demos gut aussehen, aber im großen Maßstab nicht gut funktionieren.

Wie erhalten wir organisatorische Unterstützung für die endgültige Entscheidung?

Beziehen Sie Stakeholder aus jeder Abteilung in die Demo-Bewertungen und -Bewertungen ein. Wenn Menschen an der Entscheidung beteiligt sind, sind sie Eigentümer des Ergebnisses. Präsentieren Sie die endgültige Empfehlung mit den vollständigen Scoring-Daten – transparente, datengesteuerte Entscheidungen sind schwerer anzufechten als Top-Down-Vorgaben.

Kann ECOSIRE bei der ERP-Auswahl helfen?

Ja. Während ECOSIRE auf Odoo-Implementierungen spezialisiert ist, umfassen unsere Beratungsdienste herstellerneutrale ERP-Auswahlberatung für Unternehmen, die ihre Optionen erkunden. Wir helfen Ihnen beim Erstellen des Anforderungsdokuments, ermöglichen Demos und geben eine ehrliche Einschätzung, ob Odoo die richtige Lösung ist – oder ob ein anderes System Ihre Anforderungen besser erfüllt. Kontaktieren Sie uns für eine Beratung.

Was wäre, wenn wir nach 3–5 Jahren über unser ERP hinauswachsen würden?

Aus diesem Grund umfasst die TCO-Analyse einen 5-Jahres-Horizont. Wählen Sie ein System mit Raum für Wachstum – zusätzliche Module, höhere Benutzerzahlen und komplexere Konfigurationen sollten ohne Plattformwechsel verfügbar sein. Open-Source-ERPs wie Odoo haben hier einen Vorteil, da Sie nie an die Wachstumsgrenzen eines Anbieters gebunden sind.

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Sind Sie bereit, mit Ihrer ERP-Auswahl zu beginnen?

Der ERP-Auswahlprozess muss nicht überwältigend sein. Mit einem strukturierten Rahmen, klaren Anforderungen und einer disziplinierten Bewertung können Sie sicher ein System auswählen, das Ihrem Unternehmen im nächsten Jahrzehnt dient.

Wenn Odoo auf Ihrer engeren Auswahlliste steht – und das sollte bei mittelständischen Unternehmen der Fall sein – kann Ihnen das Team von ECOSIRE bei der Anforderungserstellung, der Moderation von Demos und der Implementierungsplanung behilflich sein. Unsere Beratungsdienste sollen Ihnen dabei helfen, die richtige Wahl zu treffen, unabhängig davon, ob Sie sich für Odoo entscheiden oder nicht.

Beginnen Sie Ihr ERP-Auswahlgespräch mit einer kostenlosen Beratung.