应收账款管理：更快获得付款并减少坏账的 10 个技巧

逾期付款是小企业生存的最大威胁之一。根据 Atradius Payment Practices 的数据，全球平均应收账款天数 (DSO) 为 66 天，这意味着大多数企业需要等待两个多月才能收回欠款。对于利润微薄的小型企业来说，这种延迟可能意味着支付工资和错过工资之间的区别。

应收账款 (AR) 管理是企业用来跟踪、收集和优化未清客户付款的一组政策、流程和工具。有效的应收帐管理可加速现金流入、减少坏账冲销并加强客户关系。

这里有 10 个可行的技巧，可以帮助您更快地获得付款并保持健康的现金流。

1. 在工作开始前设定明确的付款条件

不明确的付款条件是大多数收款问题的根本原因。在交付任何产品或服务之前定义并传达您的条款。

您的付款条件应指定：

• 截止日期 — Net 15、Net 30 或 Net 60（期限越短意味着收集速度越快）
• 接受的付款方式 — 银行转账、信用卡、支票、数字钱包
• 逾期付款罚款 — 通常对逾期余额每月收取 1% 至 1.5%
• 提前付款折扣 — 例如 2/10 Net 30（如果在 10 天内付款，可享受 2% 的折扣）
• 押金要求 — 基于项目的工作需预付 25% 至 50%

将这些条款包含在您的合同、提案和发票中。口头协议会产生争议。

2. 立即准确地开具发票

延迟开具发票直接导致延迟付款。提供服务和开具发票之间的每一天都会添加到您的收款时间表中。

发票最佳实践：

• 交付货物或完成服务后 24 小时内发送发票
• 包括唯一的发票号码、日期、详细的行项目和应付总额
• 参考采购订单号（如果适用）
• 直接在发票上包含您的付款条件和接受的付款方式
• 附上支持文件（交货收据、时间日志、项目里程碑）

发票上的错误给客户提供了延迟付款并要求更正的理由。发送前请仔细检查每张发票。

3. 提供多种付款方式

付款越方便，付款就越快。仅提供银行转账或支票付​​款的企业会产生不必要的摩擦。

考虑接受：

• ACH/银行转账 — 费用低，大额 B2B 发票的首选
• 信用卡和借记卡 — 费用较高（2% 至 3%），但收款速度更快
• 数字钱包 - PayPal、Stripe 或直接嵌入发票中的其他在线支付链接
• 自动清算 — 订阅或保留客户的定期付款

Odoo、QuickBooks 和 Xero 等平台允许您将付款链接直接嵌入数字发票中，使客户能够一键付款。

4. 自动付款提醒

人工跟进逾期发票既耗时又容易被忽视。在关键时间间隔设置自动提醒：

|时间 |消息类型|语气| |---|---|---| |预产期前 7 天 |即将付款提醒 |友好、信息丰富 | |截止日期 |今天付款 |专业、直接 | |逾期 3 天 |第一次逾期提醒|礼貌但坚定| |逾期 14 天 |第二次逾期提醒|实盘，参考条款| |逾期 30 天 |升级前的最终通知 |正式，提及后果|

自动化减轻了追讨付款的情感负担，并确保不会遗漏逾期发票。

5.每周监控老化报告

应收账款账龄报告按未付款期限对未付发票进行分类：当前、1 至 30 天、31 至 60 天、61 至 90 天和 90 天以上。

这份报告是您的预警系统。基于老龄化的关键行动：

• 当前至 30 天 — 正常收集周期；自动提醒可以处理这个问题
• 31 至 60 天 — 通过电话或电子邮件进行个人跟进；识别并解决争议
• 61 至 90 天 — 内部升级；考虑暂停该客户的新订单
• 90+ 天 — 参与收集流程；评估注销与继续追求

每周而不是每月检查您的老化报告。 90 天后，收回应收账款的概率显着下降：收款率从 30 天时的约 90% 降至 90 天时的 50% 以下。

6. 对新客户实施信用检查

并非每个客户都值得享受 Net 30 条款。在提供信贷之前，评估客户的支付能力和意愿。

基本信用评估包括：

• 来自与客户合作的其他供应商的贸易参考
• 来自 Dun & Bradstreet、Experian Business 或 Equifax 的 信用报告
• 大额信贷请求的财务报表
• 付款历史记录来自与贵公司之前的任何交易

根据您的发现设置信用限额。新客户可能会从预付款或 Net 15 条款开始，并在表现出一致的付款行为后升级到 Net 30。

7. 提供提前付款折扣

提前付款折扣可以激励客户提前付款。最常见的结构是2/10 Net 30，如果在 10 天内支付发票，并在 30 天内全额付款，则可享受 2% 的折扣。

虽然 2% 听起来很小，但客户的年化回报却相当可观（大约 36%），这使其成为一个有吸引力的提议。对于您的企业来说，提前 20 天收取 98% 的发票几乎总是比等到第 30 天或更长时间才收取 100% 的发票要好。

8. 在您的会计平台中集中 AR 管理

分散在电子邮件、电子表格和手动记录中的发票会造成空白。将所有 AR 活动集中在一个平台上：

• Odoo Accounting 提供内置客户发票、自动跟进、账龄分析以及与银行对账单匹配的付款
• QuickBooks Online 提供发票跟踪、付款提醒和应收账款报告
• Xero 包括发票管理、预期付款日期和账龄应收账款仪表板

集中化为您提供了单一事实来源，了解谁欠什么、何时到期以及已采取什么行动。

9. 建立正式的收集升级流程

当友好提醒失败时，您需要明确的升级路径。记录您的流程，以便每个团队成员都能一致地处理集合。

升级流程示例：

1. 逾期第 1 至 30 天： 自动电子邮件提醒
2. 第 31 至 45 天： 客户经理的个人电话
3. 第 46 天至 60 天： 财务团队的书面要求函
4. 第 61 至 90 天： 暂停未来的订单；提供付款计划
5. 第 90 天以上： 聘请催收机构或寻求法律补救措施

记录流程可以消除歧义，并确保拖欠账户不会因不采取行动而陷入困境。

10.每月跟踪 AR KPI

衡量 AR 性能有助于在趋势和问题演变为危机之前识别它们。

基本 AR 指标：

• 销售应收天数 (DSO) — 收取付款的平均天数。目标：45 天以内。
• 应收账款周转率 — 净信贷销售除以平均应收账款。越高越好。
• 催收有效性指数 (CEI) — 已收回的应收账款与可收回的应收账款的百分比。目标：80%以上。
• 坏账率 — 冲销占赊销总额的百分比。目标：2%以下。
• 老化桶分布 — 每个老化类别中 AR 的百分比。健康：当前或 1 至 30 天内 70%+。

常见问题

问：对于小型企业来说，什么是健康的 DSO？ 答：DSO 少于 45 天通常被认为是健康的。然而，理想的数字取决于您的行业和付款条件。如果您的标准条款是 Net 30，则 35 至 40 天的 DSO 是合理的。

问：如何处理持续迟付款的客户？ 答：首先，直接交谈以了解原因。然后考虑缩短他们的付款期限、要求押金、将其改为预付款或按照条款中的规定收取滞纳金。

问：我什么时候应该注销坏账？ 答：大多数企业会在未付款 120 至 180 天、所有催收努力都已用尽后注销应收账款。请咨询您的会计师，了解您所在辖区坏账冲销的税务影响。

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